Aktuální číslo časopisu Ekonom
VEDENÍ A PŘEDKLÁDÁNÍ ÚDAJŮ O POJIŠTĚNÍCH
Sociální událost je přesně definována v právní normě, takže proto, aby mohlo být např. stáří aprobováno jako sociální událost, je třeba splnit takto stanovené podmínky, v tomto případě tedy dovršit určitý věk.
Sociální událostí se tedy rozumí taková situace v životě člověka, s níž společnost (právní předpis) spojuje vznik nároku na určité plnění. Zjednodušeně řečeno, takové plnění je chápáno jako náhrada za ztrátu příjmu při trvalé nebo krátkodobé ztrátě pracovní schopnosti, resp. nemožnosti uspokojit (základní) osobní potřeby vlastními silami. Samotný vznik takové situace ovšem k poskytnutí plnění nestačí.
Nezbytnou podmínkou je účast na pojištění, neboli vědomá kooperace při tvorbě zdrojů, z nichž mohou být později nároky uspokojeny. V praxi tak jde o odložení části příjmů z období ekonomické aktivity pro případ, že sociální událost nastane. Předpokladem odpovídajícího plnění je také prokázání dalších skutečností, nejen účasti na pojištění, jako je např. její délka (započitatelné doby), výše plateb pojistného atp.
Historie sociálního pojištění
To je v podstatě stručný popis současného stavu, v minulosti tomu tak ovšem vždy nebylo. První pokusy o sociální zajištění spadají zhruba do středověku. Po dlouhou dobu však pomoc starým a nemocným spočívala především na rodině, v případech opuštěných pak postupně přebírala charitu církev, ale jen v určitém rozsahu. Vedle toho postupně vznikaly svépomocné podpůrné spolky, organizované zpravidla na cechovním, resp. profesním základu. Nejčastěji šlo o hornická bratrstva, popř. hornické nemocenské pokladny.
S rozvojem řemesel a výrobních vztahů vůbec docházelo k častějšímu sdružování, začala se organizovat i státní chudinská péče. V devatenáctém stolení již existovala řada řemeslnických spolků, družstev a tovaryšských bratrstev. Se stále větší silou začal posléze do těchto vztahů vstupovat i stát. Původně svépomocná sdružení tak začaly nahrazovat státem organizované instituce.
Postupně bylo zavedeno povinné veřejnoprávní pojištění, do něhož přispívali zaměstnavatelé i zaměstnanci. Tato tradice se zachovala prakticky až do dnešních časů. Na sklonku devatenáctého století tak postupně nabyly účinnosti zákony o úrazovém pojištění horníků, o nemocenském pojištění dělníků a o bratrských pokladnách. Na počátku minulého století byl potom přijat zákon o penzijním pojištění soukromých úředníků a obchodních pomocníků. Tyto zákony převzala i Československá republika.
V roce 1924 byl schválen důležitý zákon o invalidním a starobním pojištění zaměstnanců, který nabyl účinnosti od 1. 7. 1926. Jeho provádění se ujala Ústřední sociální pojišťovna, předchůdce Státního úřadu důchodového zabezpečení, Úřadu důchodového zabezpečení a dnešní České správy sociálního zabezpečení. Šlo o nejdůležitější právní předpis předmětné oblasti, vedle něhož však souběžně působily i další.
V roce 1948 - přijetím zákona č. 99/1948 Sb., o národním pojištění - byla razantně redukována roztříštěnost materie. Před současnou právní úpravou (zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění) vstoupila ovšem v účinnost ještě řada zákonů. Pro naše potřeby je však důležité zdůraznit, že všechny tyto zákony neztrácejí pro provádění důchodového pojištění význam ani dnes.
Všechny byly podkladem pro provádění důchodového (event. i nemocenského) pojištění (zabezpečení). Ve větší, či menší míře se tím pádem také dotýkaly "sběru" pojistného, resp. evidování dob pojištění (zaměstnání, samostatné činnosti).
Nárokové podklady
Pro účely výpočtu dávek důchodového pojištění (penze, důchody) jsou významné především dvě skutečnosti. Jednak započitatelná doba, jednak dosažené příjmy v určitém období.
Započitatelnou dobou se rozumí jakékoliv období, které právní předpisy spojují s nárokem na dávku. Při podrobnějším členění jde o různé doby, formálně i prakticky odlišené. Setkáváme se tak např. s pojmy doba pojištění, doba trvání pojistného poměru, doba účasti na pojištění, doba zaměstnání, doba členství v družstvu, doba učení, doba studia, doba vojenské služby, náhradní doba pojištění atp. Všechny uvedené, a mnohé další, doby jsou v právních předpisech samozřejmě přesněji vymezeny. Na tomto místě jde jen o příkladmý výčet.
Je však třeba, i při snaze o stručné vyjádření, upozornit, že v různých obdobích mohly mít různé doby nestejný význam, resp. účinky pro nárok na důchod a jeho výši. Např. některé doby, dnes považované za doby náhradní, byly dříve hodnoceny jako doby pojištění, jiné vůbec nemohly být hodnoceny, nebo naopak. Některá období pak byla dokonce zařazována do preferovaných kategorií a na některé se ještě vztahuje odlišný režim.
Příjmy, dosažené v souvislosti s výdělečnou činností (pojištěním, zaměstnáním, samostatnou činností atp.), známe rovněž pod pojmy jako mzda, plat, vyměřovací základ atp. Pro účely důchodového pojištění (zabezpečení) mohou mít v zásadě dvojí význam. Především, jsou-li dosaženy (zúčtovány) v zákonem definovaném (tzv. rozhodném) období, mají přímý dopad do výše důchodu. Zpravidla platí úměra: čím vyšší příjmy, tím vyšší důchod. Kromě toho může mít výše příjmu vliv i na započitatelnost samotné doby. V některých případech je totiž zápočet doby podmíněn dosažením určitého minimálního příjmu.
V souvislosti se zmíněným rozhodným obdobím je nutné upozornit ještě na existenci tzv. vyloučených dob, tj. časových úseků, které se z různých důvodů nezahrnují do tohoto období - při výpočtu se z něho naopak vylučují. Na tomto místě není vhodné téma vyloučených dob detailně analyzovat, ale je nezbytné zdůraznit, že zmíněné doby se vylučují jen pro potřeby samotného výpočtu, pro nárok na důchod se jako započitatelné doby zpravidla hodnotí.
Jako úvodní informace, seznamující se základními instituty, resp. prvky uplatňovanými v průběhu rozhodování o důchodu(ech) a jeho(jich) výši, musí dosavadní text postačit. Následující sdělení v hrubých obrysech popíše vznik, archivaci a zpracování těchto dat, neboť daty nazýváme údaje, potřebné právě v procesu rozhodování o důchodech.
Nosiče informací
Právní předpisy ukládají řadě subjektů povinnost vést záznamy o dobách pojištění (zaměstnání) a vyměřovacích základech (příjmech z výdělečné činnosti). Nejčastěji jde o evidenční listy důchodového pojištění (dále také jen "evidenční listy"), které vytvářejí (zaměstnavatelské) organizace na základě záznamů v osobní evidenci, především ve mzdových listech.
Na těchto evidenčních listech specifikují jednak dosud uváděné údaje (dobu pracovněprávního vztahu, příjmy z výdělečné činnosti, vyloučené doby), ale zachycují řadu dalších informací identifikujících pojištěnce (občana, zaměstnance) i samotnou zaměstnavatelskou organizaci. Tyto formalizované tiskopisy pak zasílají (nejčastěji) České správě sociálního zabezpečení v Praze, prostřednictvím příslušných okresních správ sociálního zabezpečení. Podobné formuláře s podobnou strukturou dat jako evidenční listy byly používány (a České správě sociálního zabezpečení či jejím předchůdcům zasílány) i v minulosti. Obsah dat nebyl vždy totožný a rovněž názvy se v průběhu let měnily (evidenční listy důchodového zabezpečení, pojišťovací karty, výkazové lístky apod.), vždy však obsahují informaci o minimálně jednom z uváděných institutů.
Evidenční listy a jim podobné tiskopisy však nejsou jediným zdrojem relevantních dat. Souhrnně se veškeré dokumenty, na nichž se taková data nacházejí, v profesním slangu nazývají nárokové podklady, čímž se vyjadřuje jejich uplatnění v procesu rozhodování o nároku na důchod a při stanovování jeho výše. Takovým dokumentem může být "pouhé" potvrzení organizace vystavené při ztrátě (nebo jako náhrada) evidenčního listu, na druhé straně třeba i přehled dob pojištění vyhotovený pojišťovnou (Úřadem důchodového zabezpečení, správou sociálního zabezpečení ...) v minulosti a řada dalších.
Česká správa sociálního zabezpečení a její právní předchůdci ukládali předmětné doklady fyzicky na zvláštní úložiště do číselných řad, postupně se však začalo upouštět od klasické archivace a v devadesátých letech minulého století se začaly používat zvláštní typy evidenčních listů, způsobilé pro zpracovávání systémem optické archivace. Tato opatření si kladla za cíl zpracování (výpočet) důchodů na základě záznamu započitatelných dob a příjmů z výdělečné činnosti výlučně na magnetických nebo obdobných nosičích. K tomu, aby bylo možné tento cíl uskutečnit, je třeba převést do elektronické formy veškeré záznamy z období, kdy ještě nebylo možné využít nástroje optického čtení, popř. modernější.
Smyslem tohoto snažení bylo postupně přizpůsobovat a převádět evidenci pojištěných dob již uložených u nositele pojištění do sofistikované soustavy datových vět, jinak též označovaných jako individuální účty pojištěnců. Zhruba po deseti letech od zahájení praktických činností směřujících k tomuto cíli byla přijata právní úprava, která umožní přímo zasílání těchto údajů elektronicky (zákon č. 424/2003 Sb.).
Změny ve vedení a předkládání údajů
S účinností od 1. 1. 2004 došlo k několika novelizacím předpisů upravujících sociální zabezpečení, tj. nemocenské pojištění, důchodové pojištění, pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Tato část se zabývá rozsáhlými změnami zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů, provedenými zákonem č. 424/2003 Sb., který byl v průběhu legislativního procesu pracovně označován jako technická novela.
Vzhledem k tomu, že smyslem technické novely bylo především nově upravit vedení a předkládání údajů o pojištěncích zejména pro účely důchodového pojištění, je oddíl zaměřen právě na tyto změny.
Nová právní úprava "oficiálně" sleduje několik cílů. Hodlá orgánům sociálního zabezpečení hlavně umožnit, aby vytvořily moderní a neustále aktualizovanou databázi pojištěnců a jejich nárokových podkladů (tzv. individuální konta pojištěnců) a zlepšily své služby poskytované pojištěncům, zejména pokud jde o jejich informovanost.
Změny mají dále umožnit orgánům sociálního zabezpečení plnit úkoly, které pro ně vyplynou z aplikace práva sociálního zabezpečení EU a usnadnit komunikaci se zahraničními nositeli pojištění po vstupu České republiky do EU a dovolit organizacím vést a předkládat záznamy o pojištěncích i v jiné než papírové podobě.
Stěžejním dokladem prokazujícím dobu důchodového pojištění je evidenční list a právě ve vedení a předkládání evidenčních listů došlo od l. ledna letošního roku k významným změnám.
Které organizace a orgány plnící úkoly v důchodovém pojištění (dále jen "organizace") jsou povinny vést evidenční listy a pro které osoby účastné důchodového pojištění, upravuje § 38 odst. 1 zákona. V souvislosti s rozšířením okruhu osob účastných důchodového pojištění v zákoně o důchodovém pojištění se výčet organizací, kterým je stanovena povinnost vést evidenční listy, doplňuje takto:
- pro pracovníky v pracovním vztahu uzavřeném podle cizích právních předpisů je to organizace, k níž jsou v tomto pracovním vztahu,
- pro členy Rady pro rozhlasové a televizní vysílání Úřad rady pro rozhlasové a televizní vysílání,
- pro finančního arbitra a jeho zástupce ČNB.
Naopak, od uvedeného data se evidenční list důchodového pojištění už nevede pro osoby konající civilní službu. To však neznamená, že nositel pojištění už nebude od obecního úřadu zabezpečujícího výkon státní správy na úseku civilní služby, který vydal povolávací příkaz k nastoupení civilní služby, vyžadovat zasílání aktuálních údajů o těchto osobách.
Evidenční list se pak - stejně jako do 31. 12. 2003 - nevede pro pracujícího poživatele starobního důchodu.
S účinností od 1. 1. 2004 se vede evidenční list pro každého občana za jednotlivý kalendářní rok, a to i v případě, že účast na důchodovém pojištění trvala u téže organizace v předchozím kalendářním roce, a to na nových tiskopisech, které byly orgány sociálního zabezpečení podle přechodného ustanovení zákona č. 424/2003 Sb. povinny vydat nejdéle do 31. 12. 2003.
Evidenční list důchodového pojištění se vede od 1. ledna kalendářního roku nebo ode dne vzniku účasti občana na důchodovém pojištění, vznikla-li tato účast po 1. lednu, a ukončuje se dnem 31. prosince kalendářního roku nebo dnem skončení této účasti, skončila-li tato účast před 31. prosincem.
Co to konkrétně znamená pro letošní rok?
Organizace povede evidenční list na novém tiskopise nejen pro pojištěnce, jehož účast na důchodovém pojištění vznikla od 1. 1. 2004 a později, ale stejně bude postupovat u pojištěnců, jejichž účast na důchodovém pojištění u této organizace vznikla před 1. 1. 2004 a trvá i v letošním roce, ať již celý rok nebo jen po jeho část. To znamená, že v těchto případech nebude pokračovat v záznamech na původním tiskopise evidenčního listu.
Na tomto místě je vhodné zmínit, jak se bude postupovat u evidenčních listů vedených před 1. lednem 2004 podle předpisů platných před tímto dnem (upraveno v přechodném ustanovení technické novely). Tyto evidenční listy je organizace povinna ukončit dnem 31. 12. 2003 bez ohledu na to, zda zaměstnání trvá i po tomto datu. Při zápise do evidenčního listu se bude postupovat podle předpisů platných před 1. 1. 2004.
To znamená, že organizace provede zápis do evidenčního listu za rok 2003 po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna 2004. Rovněž povinnost organizace předložit evidenční list občanovi k podpisu stanovená předpisy platnými před 1. lednem 2004 zůstává nedotčena.
Evidenční listy ukončené dnem 31. 12. 2003 předloží organizace až na základě písemné výzvy orgánu sociálního zabezpečení tomuto orgánu, a to ve lhůtě, kterou jí stanoví. Pokud organizace nebude tímto způsobem vyzvána k předložení evidenčních listů ukončených k 31. 12. 2003 do konce roku 2004, pak je povinna předložit je bez výzvy příslušnému orgánu sociálního zabezpečení do 30. 6. 2005.
Za nesplnění nebo porušení této povinnosti lze organizaci uložit pokutu podle § 54 odst. 4 zákona, a to až do výše 100 000 korun a při opětovném nesplnění nebo porušení povinností, za jejichž nesplnění nebo porušení byla již pokuta uložena, pokutu až do výše 500 000 korun.
Kdy a co se zaznamenává
Do evidenčních listů důchodového pojištění se za každý kalendářní rok buď po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, trvala-li výdělečná činnost k 31. prosinci, nebo do jednoho měsíce po konečném vyúčtování příjmů v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. prosincem, zapisují tyto údaje:
- identifikační údaje organizace,
- jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
- druh výdělečné činnosti,
- doba účasti na důchodovém pojištění,
- doba důchodového pojištění,
- vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, tj. všechny příjmy podléhající pojistné povinnosti podle zákona o pojistném,
- doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu podle § 16 odst. 4 písm. a) a d) zákona o důchodovém pojištění vylučují, tj. doby pobírání dávek nemocenského pojištění (péče) nahrazující příjem z výdělečné činnosti a doby výkonu vojenské služby v ozbrojených silách ČR, nejde-li o vojáky z povolání a vojáky v další službě, a doba výkonu civilní služby,
- doby, které se ode dne dosažení důchodového věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu, tj. doby pracovního volna bez náhrady příjmu a neomluvené nepřítomnosti v práci, doby dočasné pracovní neschopnosti (neschopnosti k službě) a doby pobírání dávek nemocenského pojištění
Zákon ve znění platném do 31. 12. 2003 sice neobsahoval takto podrobný výčet údajů, které je organizace povinna do evidenčních listů zapisovat, ale to neznamená, že by zaznamenávání výše uvedených údajů do listů bylo pro organizace novinkou. Všechny tyto údaje byly součástí tiskopisů evidenčních listů platných i před 1. 1. 2004. Nová právní úprava má pouze upřesňující charakter.
Organizace je kromě originálu povinna vyhotovit dva stejnopisy evidenčních listů (tomu je přizpůsobena podoba jejich tiskopisu v papírové podobě, tj. buď třídílný tiskopis - originál se dvěma průpisy - určený pro vyplnění na stroji nebo jednodílný tiskopis pro vyplnění v počítači s tím, že stejnopisy budou vytisknuty na "normálním" papíru).
V podstatě jde o postup dlouhodobě uplatňovaný v zahraničí, do jisté míry známý i z předválečné a krátce poválečné ČSR (legitimace ÚSP, arbeitsbuch, Pracovní knížky).
Jeden stejnopis je organizace povinna předložit občanovi k podpisu a založit do své evidence. Tento stejnopis je organizace povinna uschovat po dobu tří kalendářních roků, po roce kterého se týkají. Je to pro účely kontroly prováděné orgány sociálního zabezpečení. Druhý stejnopis, opatřený podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce a svým razítkem, je povinna vydat občanovi, a to nejpozději v den, kdy předkládá evidenční list orgánu sociálního zabezpečení.
Občan podepisuje pouze stejnopis, který si ponechá organizace ve své evidenci. Jeho podpis však neznamená, že souhlasí s uvedenými údaji, ale stvrzuje jím, že převzal svůj stejnopis evidenčního listu. Samozřejmě může dojít k situaci, kdy nelze z nějakého důvodu stejnopis zaměstnanci předat (např. skončil pracovní poměr a pojištěnec si pro svůj stejnopis nepřijde nebo odmítne stejnopis převzít apod.). Je v zájmu organizace, aby takovou skutečnost zaznamenala na svůj stejnopis pro účely kontroly.
Nesouhlasí-li občan se zápisem ve stejnopise a organizace mu nevyhoví a neprovede opravu evidenčního listu včetně stejnopisů, může občan požádat okresní správu sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar organizace, ve kterém je vedena evidence mezd, a to do 30 dnů ode dne převzetí stejnopisu, aby tento spor rozhodla.
Nově se totiž rozhodovací pravomoc okresní správy sociálního zabezpečení rozšiřuje o rozhodování sporů mezi občanem a organizací o správnosti zápisu v evidenčním listě. Proti rozhodnutí okresní správy je přípustné odvolání, o kterém rozhoduje Česká správa sociálního zabezpečení. Proti rozhodnutí této správy o odvolání lze ve smyslu § 72 odst. 1 soudního řádu správního, podat žalobu, o které rozhoduje příslušný krajský soud.
Zmeškání 30 denní lhůty, ve které lze zahájit řízení o sporu o správnost zápisu v evidenčním listě, může příslušná okresní správa sociálního zabezpečení prominout, ale proti rozhodnutí o prominutí zmeškání lhůty není přípustné odvolání a toto rozhodnutí je vyloučeno ze soudního přezkumu.
Stejnou možnost jako civilní zaměstnanci mají i osoby ve služebním poměru s tím, že žádají o rozhodnutí sporu příslušný orgán sociálního zabezpečení ministerstev vnitra, obrany nebo spravedlnosti.
Skutečnost, že proběhlo řízení o sporu o správnosti zápisu v evidenčním listě důchodového pojištění, nevylučuje možnost podat v budoucnu žalobu proti rozhodnutí nositele sociálního pojištění o nároku na dávku důchodového pojištění a o jeho výši a v rámci této žaloby uplatňovat výhrady proti údajům převzatým z evidenčního listu.
Povinnost předat stejnopis občanovi i možnost řešit spor o správnost zápisu v něm aktuálně v době, kdy vznikl a kdy jsou k dispozici všechny podklady pro jeho vyplnění, bezesporu přispějí k posílení právní jistoty občana a k ochraně jeho budoucích důchodových nároků.
Předkládání evidenčního listu
Evidenční list důchodového pojištění se předkládá České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím příslušné okresní správy, v jejímž obvodu je útvar organizace, ve kterém je vedena evidence mezd. Jde-li o osoby ve služebním poměru, s výjimkou státního zaměstnance podle služebního zákona, nebo o občana, jemuž vznikl nárok na důchod z důchodového pojištění příslušníků ozbrojených sil, předkládá se evidenční list orgánům ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti, podle toho, který orgán je příslušný k rozhodování o dávkách důchodového pojištění.
Evidenční list se předkládá do osmi dnů ode dne zápisu údajů do něj a rovněž do osmi dnů ode dne zápisu údajů o výplatě dávek nemocenského pojištění (péče) po skončení zaměstnání, netrvala-li výplata těchto dávek k 31. prosinci, popř. do osmi dnů ode dne zániku organizace.
Skončilo-li zaměstnání před 31. prosincem kalendářního roku a je nepochybné, že občan nejpoz- ději do tří měsíců opět ve stejném kalendářním roce vstoupí do zaměstnání u stejného zaměstnavatele, nemusí být evidenční list předložen a lze pokračovat v záznamech na dřívějším listě.
Organizace je povinna evidenční list předložit orgánu sociálního zabezpečení vždy na základě jeho výzvy, a to do osmi dnů od obdržení této výzvy.
Na právní úpravě předkládání evidenčního listu při úmrtí pojištěnce se nic nemění. List se v takovém případě předkládá spolu se žádostí o důchod nebo na vyžádání orgánů sociálního zabezpečení, popř. do tří měsíců od úmrtí, nedošlo-li dříve ke zmíněným situacím.
Rovněž při uplatnění žádosti o důchod se evidenční list, stejně jako podle právní úpravy platné do 31. 12. 2003, předkládá spolu se žádostí okresní správě sociálního zabezpečení příslušné podle místa trvalého pobytu žadatele.
Stejně jako dosud je povinností organizace vést nový evidenční list v případě, kdy občan zůstane v zaměstnání i poté, co požádal o plný invalidní důchod nebo částečný invalidní důchod.
Evidenční listy se předkládají na tiskopisech vydaných orgány sociálního zabezpečení nebo, a to je nové, způsobem uvedeným v § 123e odst. 2 a 3 zákona. Toto ustanovení upravuje, jakými způsoby lze též učinit podání nebo jiný úkon, pro který je zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení nebo zákonem o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku předepsán tiskopis.
Předkládání údajů o důchodovém pojištění
Zákon ukládá organizacím, které plní úkoly v důchodovém pojištění, pro určité skupiny občanů, kteří sice nevykonávají výdělečnou činnost zakládající účast na důchodovém pojištění, avšak jsou při splnění zákonem stanovených podmínek tohoto pojištění účastni, předkládat o nich orgánům sociálního zabezpečení zákonem stanovené údaje.
Vedení evidenčního listu by v takových případech bylo nadbytečné, přesto je nezbytné údaje o jejich účasti na důchodovém pojištění průběžně doplňovat do jejich osobních záznamů.
Z toho důvodu je stanovena
- školám, pokud jde o studenty a žáky, do osmi dnů ode dne nedokončení nebo přerušení studia,
- obecnímu úřadu zabezpečujícímu výkon státní správy na úseku civilní služby, který vydal povolávací příkaz k nastoupení civilní služby, jde-li o osoby konající civilní službu, do osmi dnů od konce kalendářního měsíce, v němž výkon civilní služby skončil, a
- ministerstvu obrany, jde-li o osoby, které ukončily vojenskou činnou službu , s výjimkou vojáků z povolání, do osmi dnů ode dne skončení této služby,
- povinnost předložit zákonem stanovené údaje o těchto osobách České správě sociálního zabezpečení na tiskopise jí vydaném. Školám je přitom tato povinnost uložena jen do 30. 6. 2005, po tomto datu budou studenty a žáky přihlašovat k nemocenskému pojištění a odhlašovat je z něj pro potřeby registru pojištěnců.
Kromě toho zákon stanoví povinnost i okresním správám, a to předkládat nadřízené správě stanovené údaje o osobách samostatně výdělečně činných a osobách dobrovolně účastných důchodového pojištění, a to v termínech a způsobem, který jim ona určí.
Údaje, které předkládají okresní správy o osobách samostatně výdělečně činných a osobách dobrovolně účastných důchodového pojištění, jsou povinny zaslat i těmto osobám do 30. září kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, ve kterém byly tyto osoby účastny důchodového pojištění a za který zaplatily pojistné na důchodové pojištění a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti nebo pojistné na důchodové pojištění, a to na tiskopisech vydaných Českou správou sociálního zabezpečení.
Nesouhlasí-li tyto osoby s údaji zapsanými v tomto tiskopise, mohou do 30 dnů ode dne po převzetí tiskopisu požádat o opravu, přitom zmeškání této lhůty lze prominout.
Aby osobní záznamy, které o každém pojištěnci vede nositel pojištění byly co nejúplnější, zakotvuje se též zasílání stejnopisu rozhodnutí okresní správy o době a rozsahu péče muže o dítě ve věku do čtyř let, péče o dítě ve věku do 18 let, je-li dlouhodobě těžce zdravotně postižené vyžadující mimořádnou péči, a péče osoby pečující osobně o převážně či úplně bezmocnou osobu či částečně bezmocnou osobu starší 80 let do evidence České správy sociálního zabezpečení, a to do osmi dnů ode dne nabytí právní moci tohoto rozhodnutí.
Nově se stanoví také osobám dobrovolně účastným důchodového pojištění povinnost, aby příslušným okresním správám ohlašovaly změny údajů uvedených na přihlášce k dobrovolné účasti na důchodovém pojištění a na výzvu správě sdělit skutečnosti rozhodné pro provádění tohoto pojištění, a to do osmi dnů od této změny nebo od obdržení výzvy.
Na základě všech těchto nově stanovených povinností budou orgány sociálního zabezpečení průběžně doplňovat evidenci vedenou o občanech a počínaje rokem 2006 jim budou povinny na základě jejich písemných žádostí zasílat informativní osobní list důchodového pojištění s přehledem dob důchodového pojištění a za dobu od roku 1986 s přehledem vyměřovacích základů a vyloučených dob, které budou mít ve své evidenci.
Občan si bude moci požádat o informativní osobní list jednou za rok a měl by ho obdržet nejpozději do 90 dnů ode dne, kdy orgán sociálního zabezpečení jeho žádost obdrží. Občan tak bude mít možnost kontrolovat, zda a jak plní jeho zaměstnavatel i orgán sociálního zabezpečení povinnosti v agendě evidenčních listů důchodového pojištění.
Od roku 2006 tak ztratí své opodstatnění tzv. předstihové řízení, v jehož rámci jsou organizace povinny pro své zaměstnance požádat nejdříve dva roky a nejpozději jeden rok před dosažením důchodového věku zaměstnance Českou správu so-ciálního zabezpečení o výpis dob pojištění. Tuto povinnost budou organizace plnit naposledy v roce 2005. Dlužno ovšem podotknout, že názor na tento institut nebyl jednotný a ne každý občan jej důsledně využíval.
Elektronické zasílání údajů
Pro plnění většiny z výše uvedených povinností, tj. zasílání údajů o pojištěncích orgánům sociálního zabezpečení, je zákonem předepsán tiskopis.
Zákon nově od 1. 1. 2004 (§ 123e odst. 2) umožňuje podání nebo jiný úkon, pro který je předepsán tiskopis, učinit též jinou formou než vyplněním a odesláním papírového tiskopisu, a to např. se souhlasem příslušného orgánu sociálního zabezpečení pomocí výpočetní techniky.
Tato možnost se týká výhradně způsobu vedení a zasílání evidenčního listu. Ten budou organizace moci v blízké budoucnosti (pravděpodobně již na jaře roku 2005) zasílat elektronicky. Stejně bude možné zasílat i údaje o studentech a žácích, osobách vykonávajících civilní službu a osobách, které ukončily vojenskou činnou službu.
Pro tyto účely jsou orgány sociálního zabezpečení povinny zveřejnit na své úřední desce a způsobem umožňujícím dálkový přístup údaje nezbytné pro elektronické zasílání podání (mj. elektronickou adresu podatelny, formu technického nosiče pro doručování podání v elektronické podobě, seznam kvalifikovaných certifikátů svých zaměstnanců nebo elektronické adresy, na nichž se kvalifikované certifikáty nacházejí, aby i příjemce zprávy, kterou obdrží v elektronické podobě od orgánu sociálního zabezpečení mohl identifikovat toho, kdo ji vytvořil).
Vstup ČR do Evropské unie
Orgány sociálního zabezpečení, především Česká správa sociálního zabezpečení, budou od našeho vstupu do EU plnit ve vztahu k ostatním členským státům, resp. ve vztahu k jejich obdobným orgánům, v oblasti sociálního zabezpečení řadu úkolů. Základními předpisy EU v této oblasti jsou nařízení č. 1408/71 o aplikaci soustav sociálního zabezpečení na osoby zaměstnané, samostatně výdělečně činné a jejich rodinné příslušníky pohybující se v rámci společenství a nařízení č. 574/72 stanovující postup provádění nařízení č. 1408/71.
Pro žádosti o dávky uplatňované v několika členských zemích EU existují předepsané tiskopisy, tzv. e-formuláře, do nichž bude Česká správa sociálního zabezpečení muset doplnit spoustu údajů, a to i těch, které nemá k dispozici, neboť se přímo netýkají provádění důchodového a nemocenského pojištění nebo jen zcela okrajově, např. skutečnost, zda došlo k pracovnímu úrazu nebo byla-li uznána nemoc z povolání, údaje o příjmech nejen pojištěnce, ale i členů jeho rodiny, datu přiznání a výši hmotného zabezpečení atd.
Z tohoto důvodu zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení rozšiřuje oprávnění orgánů sociálního zabezpečení vyžadovat v mezích své působnosti údaje nezbytné nejen pro provádění sociálního zabezpečení, ale i pro plnění úkolů, které pro ně vyplývají z práva ES a z mezinárodních smluv, a to od státních orgánů, zdravotnických zařízení a organizací, jako dosud a navíc ještě od zdravotních pojišťoven, a zároveň ukládá vyjmenovaným orgánům povinnost žádostem orgánů sociálního zabezpečení vyhovět do 30 dnů ode dne vyžádání. Státní orgány a zdravotní pojišťovny mohou sdělení poskytovat v elektronické podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup.
Dále se nově ukládají povinnosti ministerstvu práce a sociálních věcí poskytovat správě údaje o době vedení v evidenci uchazečů o zaměstnání, datu přiznání a výši hmotného zabezpečení uchazeče o zaměstnání a o pracovních úrazech a nemocech z povolání. Ministerstvo je oprávněno vyžadovat od České pojišťovny, Kooperativy od Státního zdravotního ústavu údaje o pracovních úrazech a nemocech z povolání potřebné pro plnění úkolů vyplývajících z práva Evropských společenství a z mezinárodních smluv o sociálním zabezpečení. Vyjmenované subjekty jsou povinny této žádosti vyhovět a údaje bezplatně zaslat ministerstvu do 30 dnů ode dne vyžádání.
Rovněž orgány sociálního zabezpečení jsou oprávněny vzájemně si sdělovat v mezích své působnosti údaje potřebné k plnění těchto úkolů, a to ve lhůtě do osmi dnů ode dne vyžádání, nestanoví-li vyžadující orgán lhůtu delší.
Změny s účinností od 1. 7. 2005
Technická novela obsahuje i několik ustanovení, která mají odloženou účinnost. Týkají se shromažďování údajů o pojištěncích a souvisejí především se vstupem naší republiky do EU, a s tím spojenými povinnostmi České správy sociálního zabezpečení v rámci aplikace práva sociálního zabezpečení EU.
Česká správa sociálního zabezpečení jako kompetentní instituce, instituce místa pobytu a bydliště i styčný orgán pro dávky nemocenského a důchodového pojištění bude muset být schopna potvrdit dobu pojištění získanou podle českých právních předpisů na žádost kteréhokoliv členského státu EU, a to bez neustále aktualizovaného přehledu o pojištěncích a jejich účasti na pojištění nelze plnit.
Nezbytným předpokladem pro plnění těchto úkolů je vytvoření registru pojištěnců nemocenského a důchodového pojištění. Proto zákon ukládá správě takový registr pojištěnců vést. Datum 1. 7. 2005 bylo stanoveno jako reálné, od kterého bude možno fakticky registr vytvářet.
Prostřednictvím okresních správ, které v současnosti vedou pouze evidenci o zaměstnancích malých organizací a osobách samostatně výdělečně činných, má Česká správa sociálního zabezpečení údaje o těchto osobách k dispozici.
O zaměstnancích organizací však zatím taková evidence neexistuje, neboť stávající právní úprava neukládá organizacím přihlašovat své zaměstnance k nemocenskému pojištění a odhlašovat je z něj. Ta se organizacím ukládá až s účinností od 1. 7. 2005.
V souvislosti se zajištěním aplikace práva sociálního zabezpečení EU je nezbytné vést ještě další údaje, které dosud evidence organizací pro účely nemocenského a důchodového pojištění nemusela obsahovat, a to údaj o státní příslušnosti (týká se všech pojištěnců), cizozemské číslo pojištění a adresu cizozemského nositele pojištění (týká se těch pojištěnců, kterým bylo cizozemské číslo pojištění přiděleno).
Registr bude obsahovat o pojištěncích tyto údaje
- jméno a současné příjmení, rodné a všechna další příjmení předcházející současnému příjmení,
- datum a místo narození,
- pohlaví,
- rodné číslo,
- státní občanství,
- rodinný stav,
- adresu místa trvalého pobytu, a jde-li o cizí státní příslušníky, též adresu pobytu na území ČR,
- vznik a zánik účasti na nemocenském pojištění a na důchodovém pojištění,
- druh výdělečné činnosti zakládající účast na nemocenském pojištění a na důchodovém pojištění,
- název a sídlo zaměstnavatele (organizace a malé organizace),
- individuální číslo zaměstnavatele,
- variabilní symbol plátce pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,
- název a adresu cizozemského nositele pojištění,
- cizozemské číslo pojištění,
- další údaje, vyplývá-li jejich evidování z požadavků práva ES a z mezinárodních smluv o sociálním zabezpečení.
právník, Praha
Sociální událost je přesně definována v právní normě, takže proto, aby mohlo být např. stáří aprobováno jako sociální událost, je třeba splnit takto stanovené podmínky, v tomto případě tedy dovršit určitý věk.
Sociální událostí se tedy rozumí taková situace v životě člověka, s níž společnost (právní předpis) spojuje vznik nároku na určité plnění. Zjednodušeně řečeno, takové plnění je chápáno jako náhrada za ztrátu příjmu při trvalé nebo krátkodobé ztrátě pracovní schopnosti, resp. nemožnosti uspokojit (základní) osobní potřeby vlastními silami. Samotný vznik takové situace ovšem k poskytnutí plnění nestačí.
Nezbytnou podmínkou je účast na pojištění, neboli vědomá kooperace při tvorbě zdrojů, z nichž mohou být později nároky uspokojeny. V praxi tak jde o odložení části příjmů z období ekonomické aktivity pro případ, že sociální událost nastane. Předpokladem odpovídajícího plnění je také prokázání dalších skutečností, nejen účasti na pojištění, jako je např. její délka (započitatelné doby), výše plateb pojistného atp.
Historie sociálního pojištění
To je v podstatě stručný popis současného stavu, v minulosti tomu tak ovšem vždy nebylo. První pokusy o sociální zajištění spadají zhruba do středověku. Po dlouhou dobu však pomoc starým a nemocným spočívala především na rodině, v případech opuštěných pak postupně přebírala charitu církev, ale jen v určitém rozsahu. Vedle toho postupně vznikaly svépomocné podpůrné spolky, organizované zpravidla na cechovním, resp. profesním základu. Nejčastěji šlo o hornická bratrstva, popř. hornické nemocenské pokladny.
S rozvojem řemesel a výrobních vztahů vůbec docházelo k častějšímu sdružování, začala se organizovat i státní chudinská péče. V devatenáctém stolení již existovala řada řemeslnických spolků, družstev a tovaryšských bratrstev. Se stále větší silou začal posléze do těchto vztahů vstupovat i stát. Původně svépomocná sdružení tak začaly nahrazovat státem organizované instituce.
Postupně bylo zavedeno povinné veřejnoprávní pojištění, do něhož přispívali zaměstnavatelé i zaměstnanci. Tato tradice se zachovala prakticky až do dnešních časů. Na sklonku devatenáctého století tak postupně nabyly účinnosti zákony o úrazovém pojištění horníků, o nemocenském pojištění dělníků a o bratrských pokladnách. Na počátku minulého století byl potom přijat zákon o penzijním pojištění soukromých úředníků a obchodních pomocníků. Tyto zákony převzala i Československá republika.
V roce 1924 byl schválen důležitý zákon o invalidním a starobním pojištění zaměstnanců, který nabyl účinnosti od 1. 7. 1926. Jeho provádění se ujala Ústřední sociální pojišťovna, předchůdce Státního úřadu důchodového zabezpečení, Úřadu důchodového zabezpečení a dnešní České správy sociálního zabezpečení. Šlo o nejdůležitější právní předpis předmětné oblasti, vedle něhož však souběžně působily i další.
V roce 1948 - přijetím zákona č. 99/1948 Sb., o národním pojištění - byla razantně redukována roztříštěnost materie. Před současnou právní úpravou (zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění) vstoupila ovšem v účinnost ještě řada zákonů. Pro naše potřeby je však důležité zdůraznit, že všechny tyto zákony neztrácejí pro provádění důchodového pojištění význam ani dnes.
Všechny byly podkladem pro provádění důchodového (event. i nemocenského) pojištění (zabezpečení). Ve větší, či menší míře se tím pádem také dotýkaly "sběru" pojistného, resp. evidování dob pojištění (zaměstnání, samostatné činnosti).
Nárokové podklady
Pro účely výpočtu dávek důchodového pojištění (penze, důchody) jsou významné především dvě skutečnosti. Jednak započitatelná doba, jednak dosažené příjmy v určitém období.
Započitatelnou dobou se rozumí jakékoliv období, které právní předpisy spojují s nárokem na dávku. Při podrobnějším členění jde o různé doby, formálně i prakticky odlišené. Setkáváme se tak např. s pojmy doba pojištění, doba trvání pojistného poměru, doba účasti na pojištění, doba zaměstnání, doba členství v družstvu, doba učení, doba studia, doba vojenské služby, náhradní doba pojištění atp. Všechny uvedené, a mnohé další, doby jsou v právních předpisech samozřejmě přesněji vymezeny. Na tomto místě jde jen o příkladmý výčet.
Je však třeba, i při snaze o stručné vyjádření, upozornit, že v různých obdobích mohly mít různé doby nestejný význam, resp. účinky pro nárok na důchod a jeho výši. Např. některé doby, dnes považované za doby náhradní, byly dříve hodnoceny jako doby pojištění, jiné vůbec nemohly být hodnoceny, nebo naopak. Některá období pak byla dokonce zařazována do preferovaných kategorií a na některé se ještě vztahuje odlišný režim.
Příjmy, dosažené v souvislosti s výdělečnou činností (pojištěním, zaměstnáním, samostatnou činností atp.), známe rovněž pod pojmy jako mzda, plat, vyměřovací základ atp. Pro účely důchodového pojištění (zabezpečení) mohou mít v zásadě dvojí význam. Především, jsou-li dosaženy (zúčtovány) v zákonem definovaném (tzv. rozhodném) období, mají přímý dopad do výše důchodu. Zpravidla platí úměra: čím vyšší příjmy, tím vyšší důchod. Kromě toho může mít výše příjmu vliv i na započitatelnost samotné doby. V některých případech je totiž zápočet doby podmíněn dosažením určitého minimálního příjmu.
V souvislosti se zmíněným rozhodným obdobím je nutné upozornit ještě na existenci tzv. vyloučených dob, tj. časových úseků, které se z různých důvodů nezahrnují do tohoto období - při výpočtu se z něho naopak vylučují. Na tomto místě není vhodné téma vyloučených dob detailně analyzovat, ale je nezbytné zdůraznit, že zmíněné doby se vylučují jen pro potřeby samotného výpočtu, pro nárok na důchod se jako započitatelné doby zpravidla hodnotí.
Jako úvodní informace, seznamující se základními instituty, resp. prvky uplatňovanými v průběhu rozhodování o důchodu(ech) a jeho(jich) výši, musí dosavadní text postačit. Následující sdělení v hrubých obrysech popíše vznik, archivaci a zpracování těchto dat, neboť daty nazýváme údaje, potřebné právě v procesu rozhodování o důchodech.
Nosiče informací
Právní předpisy ukládají řadě subjektů povinnost vést záznamy o dobách pojištění (zaměstnání) a vyměřovacích základech (příjmech z výdělečné činnosti). Nejčastěji jde o evidenční listy důchodového pojištění (dále také jen "evidenční listy"), které vytvářejí (zaměstnavatelské) organizace na základě záznamů v osobní evidenci, především ve mzdových listech.
Na těchto evidenčních listech specifikují jednak dosud uváděné údaje (dobu pracovněprávního vztahu, příjmy z výdělečné činnosti, vyloučené doby), ale zachycují řadu dalších informací identifikujících pojištěnce (občana, zaměstnance) i samotnou zaměstnavatelskou organizaci. Tyto formalizované tiskopisy pak zasílají (nejčastěji) České správě sociálního zabezpečení v Praze, prostřednictvím příslušných okresních správ sociálního zabezpečení. Podobné formuláře s podobnou strukturou dat jako evidenční listy byly používány (a České správě sociálního zabezpečení či jejím předchůdcům zasílány) i v minulosti. Obsah dat nebyl vždy totožný a rovněž názvy se v průběhu let měnily (evidenční listy důchodového zabezpečení, pojišťovací karty, výkazové lístky apod.), vždy však obsahují informaci o minimálně jednom z uváděných institutů.
Evidenční listy a jim podobné tiskopisy však nejsou jediným zdrojem relevantních dat. Souhrnně se veškeré dokumenty, na nichž se taková data nacházejí, v profesním slangu nazývají nárokové podklady, čímž se vyjadřuje jejich uplatnění v procesu rozhodování o nároku na důchod a při stanovování jeho výše. Takovým dokumentem může být "pouhé" potvrzení organizace vystavené při ztrátě (nebo jako náhrada) evidenčního listu, na druhé straně třeba i přehled dob pojištění vyhotovený pojišťovnou (Úřadem důchodového zabezpečení, správou sociálního zabezpečení ...) v minulosti a řada dalších.
Česká správa sociálního zabezpečení a její právní předchůdci ukládali předmětné doklady fyzicky na zvláštní úložiště do číselných řad, postupně se však začalo upouštět od klasické archivace a v devadesátých letech minulého století se začaly používat zvláštní typy evidenčních listů, způsobilé pro zpracovávání systémem optické archivace. Tato opatření si kladla za cíl zpracování (výpočet) důchodů na základě záznamu započitatelných dob a příjmů z výdělečné činnosti výlučně na magnetických nebo obdobných nosičích. K tomu, aby bylo možné tento cíl uskutečnit, je třeba převést do elektronické formy veškeré záznamy z období, kdy ještě nebylo možné využít nástroje optického čtení, popř. modernější.
Smyslem tohoto snažení bylo postupně přizpůsobovat a převádět evidenci pojištěných dob již uložených u nositele pojištění do sofistikované soustavy datových vět, jinak též označovaných jako individuální účty pojištěnců. Zhruba po deseti letech od zahájení praktických činností směřujících k tomuto cíli byla přijata právní úprava, která umožní přímo zasílání těchto údajů elektronicky (zákon č. 424/2003 Sb.).
Změny ve vedení a předkládání údajů
S účinností od 1. 1. 2004 došlo k několika novelizacím předpisů upravujících sociální zabezpečení, tj. nemocenské pojištění, důchodové pojištění, pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Tato část se zabývá rozsáhlými změnami zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů, provedenými zákonem č. 424/2003 Sb., který byl v průběhu legislativního procesu pracovně označován jako technická novela.
Vzhledem k tomu, že smyslem technické novely bylo především nově upravit vedení a předkládání údajů o pojištěncích zejména pro účely důchodového pojištění, je oddíl zaměřen právě na tyto změny.
Nová právní úprava "oficiálně" sleduje několik cílů. Hodlá orgánům sociálního zabezpečení hlavně umožnit, aby vytvořily moderní a neustále aktualizovanou databázi pojištěnců a jejich nárokových podkladů (tzv. individuální konta pojištěnců) a zlepšily své služby poskytované pojištěncům, zejména pokud jde o jejich informovanost.
Změny mají dále umožnit orgánům sociálního zabezpečení plnit úkoly, které pro ně vyplynou z aplikace práva sociálního zabezpečení EU a usnadnit komunikaci se zahraničními nositeli pojištění po vstupu České republiky do EU a dovolit organizacím vést a předkládat záznamy o pojištěncích i v jiné než papírové podobě.
Stěžejním dokladem prokazujícím dobu důchodového pojištění je evidenční list a právě ve vedení a předkládání evidenčních listů došlo od l. ledna letošního roku k významným změnám.
Které organizace a orgány plnící úkoly v důchodovém pojištění (dále jen "organizace") jsou povinny vést evidenční listy a pro které osoby účastné důchodového pojištění, upravuje § 38 odst. 1 zákona. V souvislosti s rozšířením okruhu osob účastných důchodového pojištění v zákoně o důchodovém pojištění se výčet organizací, kterým je stanovena povinnost vést evidenční listy, doplňuje takto:
- pro pracovníky v pracovním vztahu uzavřeném podle cizích právních předpisů je to organizace, k níž jsou v tomto pracovním vztahu,
- pro členy Rady pro rozhlasové a televizní vysílání Úřad rady pro rozhlasové a televizní vysílání,
- pro finančního arbitra a jeho zástupce ČNB.
Naopak, od uvedeného data se evidenční list důchodového pojištění už nevede pro osoby konající civilní službu. To však neznamená, že nositel pojištění už nebude od obecního úřadu zabezpečujícího výkon státní správy na úseku civilní služby, který vydal povolávací příkaz k nastoupení civilní služby, vyžadovat zasílání aktuálních údajů o těchto osobách.
Evidenční list se pak - stejně jako do 31. 12. 2003 - nevede pro pracujícího poživatele starobního důchodu.
S účinností od 1. 1. 2004 se vede evidenční list pro každého občana za jednotlivý kalendářní rok, a to i v případě, že účast na důchodovém pojištění trvala u téže organizace v předchozím kalendářním roce, a to na nových tiskopisech, které byly orgány sociálního zabezpečení podle přechodného ustanovení zákona č. 424/2003 Sb. povinny vydat nejdéle do 31. 12. 2003.
Evidenční list důchodového pojištění se vede od 1. ledna kalendářního roku nebo ode dne vzniku účasti občana na důchodovém pojištění, vznikla-li tato účast po 1. lednu, a ukončuje se dnem 31. prosince kalendářního roku nebo dnem skončení této účasti, skončila-li tato účast před 31. prosincem.
Co to konkrétně znamená pro letošní rok?
Organizace povede evidenční list na novém tiskopise nejen pro pojištěnce, jehož účast na důchodovém pojištění vznikla od 1. 1. 2004 a později, ale stejně bude postupovat u pojištěnců, jejichž účast na důchodovém pojištění u této organizace vznikla před 1. 1. 2004 a trvá i v letošním roce, ať již celý rok nebo jen po jeho část. To znamená, že v těchto případech nebude pokračovat v záznamech na původním tiskopise evidenčního listu.
Na tomto místě je vhodné zmínit, jak se bude postupovat u evidenčních listů vedených před 1. lednem 2004 podle předpisů platných před tímto dnem (upraveno v přechodném ustanovení technické novely). Tyto evidenční listy je organizace povinna ukončit dnem 31. 12. 2003 bez ohledu na to, zda zaměstnání trvá i po tomto datu. Při zápise do evidenčního listu se bude postupovat podle předpisů platných před 1. 1. 2004.
To znamená, že organizace provede zápis do evidenčního listu za rok 2003 po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna 2004. Rovněž povinnost organizace předložit evidenční list občanovi k podpisu stanovená předpisy platnými před 1. lednem 2004 zůstává nedotčena.
Evidenční listy ukončené dnem 31. 12. 2003 předloží organizace až na základě písemné výzvy orgánu sociálního zabezpečení tomuto orgánu, a to ve lhůtě, kterou jí stanoví. Pokud organizace nebude tímto způsobem vyzvána k předložení evidenčních listů ukončených k 31. 12. 2003 do konce roku 2004, pak je povinna předložit je bez výzvy příslušnému orgánu sociálního zabezpečení do 30. 6. 2005.
Za nesplnění nebo porušení této povinnosti lze organizaci uložit pokutu podle § 54 odst. 4 zákona, a to až do výše 100 000 korun a při opětovném nesplnění nebo porušení povinností, za jejichž nesplnění nebo porušení byla již pokuta uložena, pokutu až do výše 500 000 korun.
Kdy a co se zaznamenává
Do evidenčních listů důchodového pojištění se za každý kalendářní rok buď po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, trvala-li výdělečná činnost k 31. prosinci, nebo do jednoho měsíce po konečném vyúčtování příjmů v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. prosincem, zapisují tyto údaje:
- identifikační údaje organizace,
- jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
- druh výdělečné činnosti,
- doba účasti na důchodovém pojištění,
- doba důchodového pojištění,
- vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, tj. všechny příjmy podléhající pojistné povinnosti podle zákona o pojistném,
- doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu podle § 16 odst. 4 písm. a) a d) zákona o důchodovém pojištění vylučují, tj. doby pobírání dávek nemocenského pojištění (péče) nahrazující příjem z výdělečné činnosti a doby výkonu vojenské služby v ozbrojených silách ČR, nejde-li o vojáky z povolání a vojáky v další službě, a doba výkonu civilní služby,
- doby, které se ode dne dosažení důchodového věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu, tj. doby pracovního volna bez náhrady příjmu a neomluvené nepřítomnosti v práci, doby dočasné pracovní neschopnosti (neschopnosti k službě) a doby pobírání dávek nemocenského pojištění
Zákon ve znění platném do 31. 12. 2003 sice neobsahoval takto podrobný výčet údajů, které je organizace povinna do evidenčních listů zapisovat, ale to neznamená, že by zaznamenávání výše uvedených údajů do listů bylo pro organizace novinkou. Všechny tyto údaje byly součástí tiskopisů evidenčních listů platných i před 1. 1. 2004. Nová právní úprava má pouze upřesňující charakter.
Organizace je kromě originálu povinna vyhotovit dva stejnopisy evidenčních listů (tomu je přizpůsobena podoba jejich tiskopisu v papírové podobě, tj. buď třídílný tiskopis - originál se dvěma průpisy - určený pro vyplnění na stroji nebo jednodílný tiskopis pro vyplnění v počítači s tím, že stejnopisy budou vytisknuty na "normálním" papíru).
V podstatě jde o postup dlouhodobě uplatňovaný v zahraničí, do jisté míry známý i z předválečné a krátce poválečné ČSR (legitimace ÚSP, arbeitsbuch, Pracovní knížky).
Jeden stejnopis je organizace povinna předložit občanovi k podpisu a založit do své evidence. Tento stejnopis je organizace povinna uschovat po dobu tří kalendářních roků, po roce kterého se týkají. Je to pro účely kontroly prováděné orgány sociálního zabezpečení. Druhý stejnopis, opatřený podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce a svým razítkem, je povinna vydat občanovi, a to nejpozději v den, kdy předkládá evidenční list orgánu sociálního zabezpečení.
Občan podepisuje pouze stejnopis, který si ponechá organizace ve své evidenci. Jeho podpis však neznamená, že souhlasí s uvedenými údaji, ale stvrzuje jím, že převzal svůj stejnopis evidenčního listu. Samozřejmě může dojít k situaci, kdy nelze z nějakého důvodu stejnopis zaměstnanci předat (např. skončil pracovní poměr a pojištěnec si pro svůj stejnopis nepřijde nebo odmítne stejnopis převzít apod.). Je v zájmu organizace, aby takovou skutečnost zaznamenala na svůj stejnopis pro účely kontroly.
Nesouhlasí-li občan se zápisem ve stejnopise a organizace mu nevyhoví a neprovede opravu evidenčního listu včetně stejnopisů, může občan požádat okresní správu sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar organizace, ve kterém je vedena evidence mezd, a to do 30 dnů ode dne převzetí stejnopisu, aby tento spor rozhodla.
Nově se totiž rozhodovací pravomoc okresní správy sociálního zabezpečení rozšiřuje o rozhodování sporů mezi občanem a organizací o správnosti zápisu v evidenčním listě. Proti rozhodnutí okresní správy je přípustné odvolání, o kterém rozhoduje Česká správa sociálního zabezpečení. Proti rozhodnutí této správy o odvolání lze ve smyslu § 72 odst. 1 soudního řádu správního, podat žalobu, o které rozhoduje příslušný krajský soud.
Zmeškání 30 denní lhůty, ve které lze zahájit řízení o sporu o správnost zápisu v evidenčním listě, může příslušná okresní správa sociálního zabezpečení prominout, ale proti rozhodnutí o prominutí zmeškání lhůty není přípustné odvolání a toto rozhodnutí je vyloučeno ze soudního přezkumu.
Stejnou možnost jako civilní zaměstnanci mají i osoby ve služebním poměru s tím, že žádají o rozhodnutí sporu příslušný orgán sociálního zabezpečení ministerstev vnitra, obrany nebo spravedlnosti.
Skutečnost, že proběhlo řízení o sporu o správnosti zápisu v evidenčním listě důchodového pojištění, nevylučuje možnost podat v budoucnu žalobu proti rozhodnutí nositele sociálního pojištění o nároku na dávku důchodového pojištění a o jeho výši a v rámci této žaloby uplatňovat výhrady proti údajům převzatým z evidenčního listu.
Povinnost předat stejnopis občanovi i možnost řešit spor o správnost zápisu v něm aktuálně v době, kdy vznikl a kdy jsou k dispozici všechny podklady pro jeho vyplnění, bezesporu přispějí k posílení právní jistoty občana a k ochraně jeho budoucích důchodových nároků.
Předkládání evidenčního listu
Evidenční list důchodového pojištění se předkládá České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím příslušné okresní správy, v jejímž obvodu je útvar organizace, ve kterém je vedena evidence mezd. Jde-li o osoby ve služebním poměru, s výjimkou státního zaměstnance podle služebního zákona, nebo o občana, jemuž vznikl nárok na důchod z důchodového pojištění příslušníků ozbrojených sil, předkládá se evidenční list orgánům ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti, podle toho, který orgán je příslušný k rozhodování o dávkách důchodového pojištění.
Evidenční list se předkládá do osmi dnů ode dne zápisu údajů do něj a rovněž do osmi dnů ode dne zápisu údajů o výplatě dávek nemocenského pojištění (péče) po skončení zaměstnání, netrvala-li výplata těchto dávek k 31. prosinci, popř. do osmi dnů ode dne zániku organizace.
Skončilo-li zaměstnání před 31. prosincem kalendářního roku a je nepochybné, že občan nejpoz- ději do tří měsíců opět ve stejném kalendářním roce vstoupí do zaměstnání u stejného zaměstnavatele, nemusí být evidenční list předložen a lze pokračovat v záznamech na dřívějším listě.
Organizace je povinna evidenční list předložit orgánu sociálního zabezpečení vždy na základě jeho výzvy, a to do osmi dnů od obdržení této výzvy.
Na právní úpravě předkládání evidenčního listu při úmrtí pojištěnce se nic nemění. List se v takovém případě předkládá spolu se žádostí o důchod nebo na vyžádání orgánů sociálního zabezpečení, popř. do tří měsíců od úmrtí, nedošlo-li dříve ke zmíněným situacím.
Rovněž při uplatnění žádosti o důchod se evidenční list, stejně jako podle právní úpravy platné do 31. 12. 2003, předkládá spolu se žádostí okresní správě sociálního zabezpečení příslušné podle místa trvalého pobytu žadatele.
Stejně jako dosud je povinností organizace vést nový evidenční list v případě, kdy občan zůstane v zaměstnání i poté, co požádal o plný invalidní důchod nebo částečný invalidní důchod.
Evidenční listy se předkládají na tiskopisech vydaných orgány sociálního zabezpečení nebo, a to je nové, způsobem uvedeným v § 123e odst. 2 a 3 zákona. Toto ustanovení upravuje, jakými způsoby lze též učinit podání nebo jiný úkon, pro který je zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení nebo zákonem o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku předepsán tiskopis.
Předkládání údajů o důchodovém pojištění
Zákon ukládá organizacím, které plní úkoly v důchodovém pojištění, pro určité skupiny občanů, kteří sice nevykonávají výdělečnou činnost zakládající účast na důchodovém pojištění, avšak jsou při splnění zákonem stanovených podmínek tohoto pojištění účastni, předkládat o nich orgánům sociálního zabezpečení zákonem stanovené údaje.
Vedení evidenčního listu by v takových případech bylo nadbytečné, přesto je nezbytné údaje o jejich účasti na důchodovém pojištění průběžně doplňovat do jejich osobních záznamů.
Z toho důvodu je stanovena
- školám, pokud jde o studenty a žáky, do osmi dnů ode dne nedokončení nebo přerušení studia,
- obecnímu úřadu zabezpečujícímu výkon státní správy na úseku civilní služby, který vydal povolávací příkaz k nastoupení civilní služby, jde-li o osoby konající civilní službu, do osmi dnů od konce kalendářního měsíce, v němž výkon civilní služby skončil, a
- ministerstvu obrany, jde-li o osoby, které ukončily vojenskou činnou službu , s výjimkou vojáků z povolání, do osmi dnů ode dne skončení této služby,
- povinnost předložit zákonem stanovené údaje o těchto osobách České správě sociálního zabezpečení na tiskopise jí vydaném. Školám je přitom tato povinnost uložena jen do 30. 6. 2005, po tomto datu budou studenty a žáky přihlašovat k nemocenskému pojištění a odhlašovat je z něj pro potřeby registru pojištěnců.
Kromě toho zákon stanoví povinnost i okresním správám, a to předkládat nadřízené správě stanovené údaje o osobách samostatně výdělečně činných a osobách dobrovolně účastných důchodového pojištění, a to v termínech a způsobem, který jim ona určí.
Údaje, které předkládají okresní správy o osobách samostatně výdělečně činných a osobách dobrovolně účastných důchodového pojištění, jsou povinny zaslat i těmto osobám do 30. září kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, ve kterém byly tyto osoby účastny důchodového pojištění a za který zaplatily pojistné na důchodové pojištění a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti nebo pojistné na důchodové pojištění, a to na tiskopisech vydaných Českou správou sociálního zabezpečení.
Nesouhlasí-li tyto osoby s údaji zapsanými v tomto tiskopise, mohou do 30 dnů ode dne po převzetí tiskopisu požádat o opravu, přitom zmeškání této lhůty lze prominout.
Aby osobní záznamy, které o každém pojištěnci vede nositel pojištění byly co nejúplnější, zakotvuje se též zasílání stejnopisu rozhodnutí okresní správy o době a rozsahu péče muže o dítě ve věku do čtyř let, péče o dítě ve věku do 18 let, je-li dlouhodobě těžce zdravotně postižené vyžadující mimořádnou péči, a péče osoby pečující osobně o převážně či úplně bezmocnou osobu či částečně bezmocnou osobu starší 80 let do evidence České správy sociálního zabezpečení, a to do osmi dnů ode dne nabytí právní moci tohoto rozhodnutí.
Nově se stanoví také osobám dobrovolně účastným důchodového pojištění povinnost, aby příslušným okresním správám ohlašovaly změny údajů uvedených na přihlášce k dobrovolné účasti na důchodovém pojištění a na výzvu správě sdělit skutečnosti rozhodné pro provádění tohoto pojištění, a to do osmi dnů od této změny nebo od obdržení výzvy.
Na základě všech těchto nově stanovených povinností budou orgány sociálního zabezpečení průběžně doplňovat evidenci vedenou o občanech a počínaje rokem 2006 jim budou povinny na základě jejich písemných žádostí zasílat informativní osobní list důchodového pojištění s přehledem dob důchodového pojištění a za dobu od roku 1986 s přehledem vyměřovacích základů a vyloučených dob, které budou mít ve své evidenci.
Občan si bude moci požádat o informativní osobní list jednou za rok a měl by ho obdržet nejpozději do 90 dnů ode dne, kdy orgán sociálního zabezpečení jeho žádost obdrží. Občan tak bude mít možnost kontrolovat, zda a jak plní jeho zaměstnavatel i orgán sociálního zabezpečení povinnosti v agendě evidenčních listů důchodového pojištění.
Od roku 2006 tak ztratí své opodstatnění tzv. předstihové řízení, v jehož rámci jsou organizace povinny pro své zaměstnance požádat nejdříve dva roky a nejpozději jeden rok před dosažením důchodového věku zaměstnance Českou správu so-ciálního zabezpečení o výpis dob pojištění. Tuto povinnost budou organizace plnit naposledy v roce 2005. Dlužno ovšem podotknout, že názor na tento institut nebyl jednotný a ne každý občan jej důsledně využíval.
Elektronické zasílání údajů
Pro plnění většiny z výše uvedených povinností, tj. zasílání údajů o pojištěncích orgánům sociálního zabezpečení, je zákonem předepsán tiskopis.
Zákon nově od 1. 1. 2004 (§ 123e odst. 2) umožňuje podání nebo jiný úkon, pro který je předepsán tiskopis, učinit též jinou formou než vyplněním a odesláním papírového tiskopisu, a to např. se souhlasem příslušného orgánu sociálního zabezpečení pomocí výpočetní techniky.
Tato možnost se týká výhradně způsobu vedení a zasílání evidenčního listu. Ten budou organizace moci v blízké budoucnosti (pravděpodobně již na jaře roku 2005) zasílat elektronicky. Stejně bude možné zasílat i údaje o studentech a žácích, osobách vykonávajících civilní službu a osobách, které ukončily vojenskou činnou službu.
Pro tyto účely jsou orgány sociálního zabezpečení povinny zveřejnit na své úřední desce a způsobem umožňujícím dálkový přístup údaje nezbytné pro elektronické zasílání podání (mj. elektronickou adresu podatelny, formu technického nosiče pro doručování podání v elektronické podobě, seznam kvalifikovaných certifikátů svých zaměstnanců nebo elektronické adresy, na nichž se kvalifikované certifikáty nacházejí, aby i příjemce zprávy, kterou obdrží v elektronické podobě od orgánu sociálního zabezpečení mohl identifikovat toho, kdo ji vytvořil).
Vstup ČR do Evropské unie
Orgány sociálního zabezpečení, především Česká správa sociálního zabezpečení, budou od našeho vstupu do EU plnit ve vztahu k ostatním členským státům, resp. ve vztahu k jejich obdobným orgánům, v oblasti sociálního zabezpečení řadu úkolů. Základními předpisy EU v této oblasti jsou nařízení č. 1408/71 o aplikaci soustav sociálního zabezpečení na osoby zaměstnané, samostatně výdělečně činné a jejich rodinné příslušníky pohybující se v rámci společenství a nařízení č. 574/72 stanovující postup provádění nařízení č. 1408/71.
Pro žádosti o dávky uplatňované v několika členských zemích EU existují předepsané tiskopisy, tzv. e-formuláře, do nichž bude Česká správa sociálního zabezpečení muset doplnit spoustu údajů, a to i těch, které nemá k dispozici, neboť se přímo netýkají provádění důchodového a nemocenského pojištění nebo jen zcela okrajově, např. skutečnost, zda došlo k pracovnímu úrazu nebo byla-li uznána nemoc z povolání, údaje o příjmech nejen pojištěnce, ale i členů jeho rodiny, datu přiznání a výši hmotného zabezpečení atd.
Z tohoto důvodu zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení rozšiřuje oprávnění orgánů sociálního zabezpečení vyžadovat v mezích své působnosti údaje nezbytné nejen pro provádění sociálního zabezpečení, ale i pro plnění úkolů, které pro ně vyplývají z práva ES a z mezinárodních smluv, a to od státních orgánů, zdravotnických zařízení a organizací, jako dosud a navíc ještě od zdravotních pojišťoven, a zároveň ukládá vyjmenovaným orgánům povinnost žádostem orgánů sociálního zabezpečení vyhovět do 30 dnů ode dne vyžádání. Státní orgány a zdravotní pojišťovny mohou sdělení poskytovat v elektronické podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup.
Dále se nově ukládají povinnosti ministerstvu práce a sociálních věcí poskytovat správě údaje o době vedení v evidenci uchazečů o zaměstnání, datu přiznání a výši hmotného zabezpečení uchazeče o zaměstnání a o pracovních úrazech a nemocech z povolání. Ministerstvo je oprávněno vyžadovat od České pojišťovny, Kooperativy od Státního zdravotního ústavu údaje o pracovních úrazech a nemocech z povolání potřebné pro plnění úkolů vyplývajících z práva Evropských společenství a z mezinárodních smluv o sociálním zabezpečení. Vyjmenované subjekty jsou povinny této žádosti vyhovět a údaje bezplatně zaslat ministerstvu do 30 dnů ode dne vyžádání.
Rovněž orgány sociálního zabezpečení jsou oprávněny vzájemně si sdělovat v mezích své působnosti údaje potřebné k plnění těchto úkolů, a to ve lhůtě do osmi dnů ode dne vyžádání, nestanoví-li vyžadující orgán lhůtu delší.
Změny s účinností od 1. 7. 2005
Technická novela obsahuje i několik ustanovení, která mají odloženou účinnost. Týkají se shromažďování údajů o pojištěncích a souvisejí především se vstupem naší republiky do EU, a s tím spojenými povinnostmi České správy sociálního zabezpečení v rámci aplikace práva sociálního zabezpečení EU.
Česká správa sociálního zabezpečení jako kompetentní instituce, instituce místa pobytu a bydliště i styčný orgán pro dávky nemocenského a důchodového pojištění bude muset být schopna potvrdit dobu pojištění získanou podle českých právních předpisů na žádost kteréhokoliv členského státu EU, a to bez neustále aktualizovaného přehledu o pojištěncích a jejich účasti na pojištění nelze plnit.
Nezbytným předpokladem pro plnění těchto úkolů je vytvoření registru pojištěnců nemocenského a důchodového pojištění. Proto zákon ukládá správě takový registr pojištěnců vést. Datum 1. 7. 2005 bylo stanoveno jako reálné, od kterého bude možno fakticky registr vytvářet.
Prostřednictvím okresních správ, které v současnosti vedou pouze evidenci o zaměstnancích malých organizací a osobách samostatně výdělečně činných, má Česká správa sociálního zabezpečení údaje o těchto osobách k dispozici.
O zaměstnancích organizací však zatím taková evidence neexistuje, neboť stávající právní úprava neukládá organizacím přihlašovat své zaměstnance k nemocenskému pojištění a odhlašovat je z něj. Ta se organizacím ukládá až s účinností od 1. 7. 2005.
V souvislosti se zajištěním aplikace práva sociálního zabezpečení EU je nezbytné vést ještě další údaje, které dosud evidence organizací pro účely nemocenského a důchodového pojištění nemusela obsahovat, a to údaj o státní příslušnosti (týká se všech pojištěnců), cizozemské číslo pojištění a adresu cizozemského nositele pojištění (týká se těch pojištěnců, kterým bylo cizozemské číslo pojištění přiděleno).
Registr bude obsahovat o pojištěncích tyto údaje
- jméno a současné příjmení, rodné a všechna další příjmení předcházející současnému příjmení,
- datum a místo narození,
- pohlaví,
- rodné číslo,
- státní občanství,
- rodinný stav,
- adresu místa trvalého pobytu, a jde-li o cizí státní příslušníky, též adresu pobytu na území ČR,
- vznik a zánik účasti na nemocenském pojištění a na důchodovém pojištění,
- druh výdělečné činnosti zakládající účast na nemocenském pojištění a na důchodovém pojištění,
- název a sídlo zaměstnavatele (organizace a malé organizace),
- individuální číslo zaměstnavatele,
- variabilní symbol plátce pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,
- název a adresu cizozemského nositele pojištění,
- cizozemské číslo pojištění,
- další údaje, vyplývá-li jejich evidování z požadavků práva ES a z mezinárodních smluv o sociálním zabezpečení.
právník, Praha
Související
Newsletter týdeníku Ekonom.
Každý čtvrtek vám představíme obálku nového čísla Ekonomu a přiblížíme pět vybraných témat, která si budete moct přečíst na webu Ekonom.cz.
Odhlásit se můžete kdykoliv.
Přihlášením k newsletteru beru na vědomí, že dochází ke sbírání a zpracování osobních údajů. Více informací o zásadách ochrany osobních údajů naleznete ZDE.
