Pandemie naučila zaměstnavatele nebrat home office jako benefit, ale jako běžný způsob výkonu práce. Zákonodárce však na tuto realitu doposud nijak nereagoval, a tak je právní úprava, která se v současnosti aplikuje na home officu, často nepřiléhavá a zastaralá.

Realita si však jde svou cestou a zaměstnavatelé již běžně nabízejí svým zaměstnancům možnost home office využívat. Jak správně nastavit způsob výkonu práce z domova a vyhnout se některým potenciálním rizikům vyplývajícím z nedokonalé právní úpravy a velmi omezeného počtu relevantní judikatury?

Domácký zaměstnanec vs. home office

Současná právní úprava výslovně upravuje pouze takzvaného domáckého (či domácího) zaměstnance.1 💬 Judikatura domáckého zaměstnance definuje následovně: „Za tzv. domácího zaměstnance ve smyslu § 317 ZPr nelze bez dalšího považovat každého zaměstnance pracujícího se souhlasem zaměstnavatele z domova, ale pouze takového zaměstnance, který si pracovní dobu určuje a rozvrhuje sám bez časového omezení daného pokynem zaměstnavatele nebo požadavkem jeho zákazníků.“2 💬

Na domáckého zaměstnance se neuplatní v § 317 zákoníku práce vyjmenované okruhy, a tedy například rozvržení pracovní doby, náhrada mzdy nebo platu při osobních překážkách v práci nebo otázky odměn nebo náhradního volna za práci přesčas nebo ve svátek. Všechny tyto otázky si však mohou zaměstnanec a zaměstnavatel sjednat odlišně, avšak pouze ve prospěch zaměstnance.

Ze shora uvedeného je zjevné, že většina zaměstnanců na home officu bude pracovat v pracovní době rozvržené zaměstnavatelem nebo v návaznosti na požadavky zákazníků. Právní úprava domáckých zaměstnanců je spíše reliktem minulosti a v současné době ji využije nejspíše jen zlomek zaměstnavatelů. Když zákon nic výslovně o home officu nestanovuje, je třeba aplikovat obecná a mnohdy nepřiléhavá ustanovení zejména zákoníku práce, jehož smyslem a účelem je úprava práv a povinností zaměstnanců nacházejících se zejména na pracovišti zaměstnavatele.

Home office jen po (písemné) dohodě

Zaměstnavatel není oprávněn zaměstnanci home office nikdy bez dalšího jednostranně nařídit. Zároveň zaměstnanec není oprávněn zaměstnavateli bez dalšího oznámit, že odchází na home office.

Domácí pracoviště musí být vybaveno lékárničkou a hasicím přístrojem. Pokud je zaměstnanec nemá, zaměstnavatel je musí na své náklady opatřit.

Home office může být vždy zřízen pouze na základě dohody. Zákoník práce, ani subsidiárně užitý občanský zákoník nestanoví žádné formální předpoklady pro tento typ dohody. Dohoda o home officu může být tudíž uzavřena nejen písemně, ale i ústně, či dokonce sjednána konkludentně. Vždy záleží na obsahu této dohody. Pokud by dohoda o home officu obsahovala některá zvláštní ustanovení, například o místu výkonu práce, pak musí být písemná.

Dohodu o home officu lze navázat na vnitřní předpisy zaměstnavatele, které budou řešit obecné otázky aplikovatelné na všechny zaměstnance. Je však třeba připomenout, že vnitřním předpisem nemůže zaměstnavatel zaměstnanci ukládat povinnosti nebo zkracovat jeho práva stanovená zákoníkem práce.3 💬

Lze doporučit, aby zaměstnavatelé uzavřeli písemnou dohodu o home officu v kombinaci s vnitřním předpisem upravujícím obecné otázky. Dohoda o home officu by měla obsahovat například ustanovení o sjednání nového místa výkonu práce, pokud toto neodpovídá místu výkonu práce v pracovní smlouvě, o pravidelnosti či nepravidelnosti home officu, o povolávání zaměstnance zpět na pracoviště, o rozvrhu práce, o způsobu zadávání a kontroly práce na dálku, o evidenci pracovní doby, o ukončení režimu home office, o náhradě nákladů za práci z domova, ustanovení řešící otázky BOZP, právo vstupu zaměstnavatele do prostoru home officu či ustanovení o jiné vhodné kontrole dodržování BOZP.

Místo výkonu práce

Zákoník práce stanovuje, že: „Závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě.“4 💬 Nadto zákoník práce uvádí, že esenciální náležitostí pracovní smlouvy je sjednání místa výkonu práce.5 💬

Z výše uvedeného je zjevné, že zaměstnanec musí fakticky vykonávat práci na místě, které je sjednané v pracovní smlouvě. Pokud zaměstnanec práci nevykonává na místě sjednaném pracovní smlouvou, jedná se o pracovní cestu se všemi následky, které předvídá zákoník práce.

Lze tedy doporučit, aby zaměstnavatel při nastavování pravidel home officu vždy pečlivě kontroloval, jak mají dotčení zaměstnanci definováno místo výkonu práce. Pokud místo výkonu práce na home officu nebude odpovídat ujednání o místě výkonu práce v pracovní smlouvě, je třeba buď písemně upravit pracovní smlouvu, nebo uzavřít písemnou dohodu o home officu a místo výkonu práce upravit speciálně.

Zákoník práce umožňuje sjednat více míst výkonu práce. Je možné jej sjednat i specificky (sídlo zaměstnavatele), ale i šířeji (obec, kraj, území České republiky). V praxi se lze setkat i s tím, že zaměstnanec a zaměstnavatel mají sjednáno místo výkonu práce alternativně – po dobu home officu Praha, po dobu výkonu práce na pracovišti zaměstnavatele Plzeň. Vždy však musí platit pravidlo, že místo výkonu práce by mělo odpovídat potřebě zaměstnavatele a být přiměřené povaze práce.

BOZP a home office

Pevné stanovení místa (míst) výkonu práce není samoúčelné. Zaměstnavatel nese plnou odpovědnost za porušení BOZP či za pracovní úrazy na domácím pracovišti, a proto lze doporučit, aby byl home office prováděn pouze na předem známých a zkontrolovaných místech výkonu práce. Nadto je možné v dohodě o home officu upravit zákaz výkonu práce jinde než na pracovišti schváleném zaměstnavatelem.

Jak může zaměstnavatel zmírnit svá rizika? Předně lze doporučit zaměstnance pečlivě a opakovaně školit v otázkách BOZP při práci z domova a tuto problematiku upravit i ve vnitřním předpisu. Toto by mělo být považováno za nutné minimum.

Dále lze doporučit, aby zaměstnavatel provedl analýzu rizik domácího pracoviště. Jedním z možných způsobů je osobní kontrola. Kontrola v domácnosti zaměstnance však může být provedena výlučně s jeho souhlasem.

Druhou možností je provést analýzu rizik na dálku, a to například vyfotografováním či natočením místa výkonu práce. Tuto možnost je vhodné sjednat v dohodě o home officu.

Na základě analýzy rizik zaměstnavatel provede nápravná opatření tak, aby co nejvíce eliminoval možné porušení BOZP, respektive pracovní úrazy. Zaměstnavatel může v rámci nápravných opatření například na svoje náklady pořídit zaměstnanci vyhovující pracovní stůl a židli.

Nad rámec výše uvedeného je třeba připomenout, že domácí pracoviště musí být vybaveno lékárničkou a hasicím přístrojem. Pokud je zaměstnanec nemá, zaměstnavatel je musí na své náklady opatřit.

Náhrada nákladů za práci z domova

Základní podmínkou pro výkon závislé práce je výkon práce na náklady zaměstnavatele.6 💬 Jinak řečeno, zaměstnanec nesmí nést jakékoliv náklady za výkon práce pro zaměstnavatele, bez ohledu na to, zda vykonává práci z domova, či na pracovišti zaměstnavatele.

Je zjevné, že shora uvedené pravidlo přináší další praktické problémy pro výkon práce mimo pracoviště zaměstnavatele. Jak je například možné vyčíslit zvýšené náklady na elektřinu, vodu, či jak je možné vyčíslit opotřebení pracovního stolu či židle?

K této otázce se vyjadřuje Generální finanční ředitelství, přičemž uvádí, že: „…za předpokladu splnění všech zákonných podmínek daných zákoníkem práce je zaměstnavatel povinen hradit zaměstnanci náklady, které mu prokazatelně vzniknou při výkonu práce, ať už zaměstnanec práci vykonává na pracovišti zaměstnavatele, nebo pracuje např. z domova. Tyto náklady nemohou však být zahrnuty ve mzdě či platu. Zároveň platí, že pokud zaměstnanci žádné náklady spojené s výkonem práce mimo pracoviště zaměstnavatele nevzniknou, zaměstnavatel nic hradit nebude. Výši nákladů, které zaměstnavateli vznikly, je zaměstnanec povinen prokázat. Zaměstnanec tedy musí poskytnout zaměstnavateli součinnost pro stanovení výše náhrady nákladů.“7 💬

V praxi existují dvě alternativy, které se mohou různě kombinovat.

První alternativou je náhrada skutečně vynaložených nákladů, které musí zaměstnanec zaměstnavateli prokázat. V praxi v tomto případě však může nastat problém. Náklady na pořízení nové tiskárny je možné jednoduše vyčíslit. Jak však vyčíslit skutečné náklady na zvýšenou spotřebu elektrické energie, vody či plynu? Náhrada nákladů, která převyšuje skutečně vynaložené náklady zaměstnancem, bude předmětem daně z příjmu zaměstnance.

Druhou možností je, že zaměstnavatel bude zaměstnanci hradit pravidelnou paušální náhradu. I když se tato možnost jeví jako více praktická, opak může být pravdou.

Zákoník práce stanovuje, že je možné sjednat, popřípadě vnitřním předpisem stanovit či individuálně písemně určit podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance.8 💬 Tato úprava se vztahuje například na užívání vlastního počítače, tiskárny, pracovního stolu či židle. Tyto náhrady je možné poskytovat paušální částkou, avšak na základě prokazatelné kalkulace skutečných výdajů (například na základě znaleckého posudku), nikoliv pouze na základě kvalifikovaného odhadu. Generální finanční ředitelství nadto uvádí, že: „Jde‑li o paušál za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce zaměstnance, které by jinak byly odpisovány, uzná se jen do výše, v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy srovnatelného hmotného majetku při rovnoměrném odpisování v dalších letech odpisování.“9 💬

Náhradu ostatních nákladů (například zvýšená spotřeba elektrické energie, vody či plynu) zákoník práce ale neupravuje. K tomu však Generální finanční ředitelství uvádí, že není možné nahradit tyto výdaje paušálně a ani není možné je posoudit znaleckým posudkem. Tyto náhrady mohou být dle Generálního finančního ředitelství nahrazeny pouze na základě skutečně vynaložených výdajů.10 💬 V praxi to však bude problém, nicméně právní úprava doposud uspokojivé řešení nepřinesla. Teoretickým řešením by mohlo být poskytování paušálu na náhradu těchto nákladů, avšak se zpětným vyúčtováním skutečně vynaložených nákladů.

Toto stanovisko Generálního finančního ředitelství má pouze doporučující charakter. Avšak dokud nebude vydáno rozhodnutí soudu, které by stanovilo opak, lze doporučit se tímto stanoviskem řídit, přestože to může způsobit faktické problémy.

V praxi je možné se setkat s tím, že zaměstnavatelé paušálně zvyšují zaměstnancům odměnu za práci a tím se chtějí vyhnout úhradě těchto nákladů za práci z domova. Tento postup však nelze doporučit, jelikož zaměstnavatel musí prokázat, že náhradu nákladů za výkon práce z domova zaměstnanci poskytl. Zvýšením odměny tuto povinnost zaměstnavatel neprokáže, protože odměna se vztahuje k výkonu práce, nikoliv k podmínkám pro výkon práce. Za porušení povinnosti nahradit zaměstnancům náklady za výkon práce hrozí zaměstnavateli pokuta až do výše 200 tisíc korun.11 💬

Home office je doposud zákonodárcem fakticky opomíjen. Ačkoliv v minulosti byly navrhovány změny zákoníku práce za účelem cílené právní úpravy home officu, doposud žádný zákon přijat nebyl.

Nedostatky právní úpravy se projevují zejména od pandemie covidu‑19. Současná právní úprava pochází z doby, kdy práce z domova byla téměř výjimečnou situací, která se vyskytovala spíše okrajově, a zákonodárce tak neměl důvod se jí podrobněji zabývat. Přesto zaměstnanci i zaměstnavatelé home office běžně využívají. V praxi se však musí potýkat s překážkami jak striktní aplikace například BOZP, tak i nevlídného postoje Generálního finančního ředitelství ve věci náhrad. To vše zvyšuje rizika sankcí jak na straně zaměstnavatele, tak i na straně zaměstnance za porušení povinností vyplývajících z pracovní smlouvy či právního předpisu. Striktní či nejednoznačná právní úprava představuje riziko pro všechny.

Ačkoliv lze tato rizika zmírnit, jediným vhodným řešením bude změna zákoníku práce, která promítne realitu a běžnou praxi do zákona a nastaví jasná a přesná pravidla pro výkon práce na home officu.

zpět🡹 1) Srov § 317 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce.

zpět🡹 2) Srov. rozsudek Krajského soudu v Hradci Králové ze dne 26. 10. 2021, sp. zn. 26 Co 141/2021.

zpět🡹 3) Srov. § 305 odst. 1 zákoníku práce.

zpět🡹 4) Srov. § 2 odst. 2 zákoníku práce.

zpět🡹 5) Srov. § 34 odst. 1 písm. b) zákoníku práce.

zpět🡹 6) Srov. § 2 odst. 2 zákoníku práce.

zpět🡹 7) Příspěvek č. 546/26.06.19 Daňové souvislosti práce z domova (home office). In Zápis z jednání Koordinačního výboru s Komorou daňových poradců ČR ze dne 20. 11. 2019. Generální finanční ředitelství, 2019, s. 5.

zpět🡹 8) Srov. § 190 odst. 1 zákoníku práce.

zpět🡹 9) Tamtéž.

zpět🡹 10) Tamtéž.

zpět🡹 11) Srov. § 27 zákona č. 251/2005 Sb. o inspekci práce, v platném znění.

Související