Cestovní náhrady při zahraničních pracovních cestách

Neustálé rozšiřování mezinárodních obchodních vztahů s sebou nese samozřejmě i nárůst počtu pracovních cest zaměstnanců i dalších osob do zahraničí.

S těmi jsou pak přirozeně spojené výdaje, pro které nelze spravedlivě požadovat, aby si je hradili zaměstnanci sami z vlastních finančních prostředků. Proto jim zákon při splnění stanovených podmínek přiznává určité náhrady, jejichž účelem je, obecně formulováno, krýt právě zvýšené (pozor pouze zvýšené) výdaje vznikající v příčinné souvislosti s pracovními cestami.

Budu proto věnovat pozornost výhradně zahraničním pracovním cestám zaměstnanců.

Stejně jako pro tuzemské pracovní cesty, tak i pro zahraniční pracovní cesty upravuje a stanoví rozsah náhrad cestovních výdajů, tj. jejich jednotlivé druhy, podmínky pro jejich přiznávání a jejich výši pro zaměstnance zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, ve znění pozdějších předpisů, a specifika platná jen pro zahraniční pracovní cesty pak jeho část třetí.

Jedná se jednak o náhrady nárokové, tj. takové, které musí zaměstnavatel zaměstnancům při splnění zákonem stanovených podmínek vždy přiznávat, jednak o náhrady fakultativní (dobrovolné), tj. takové, které přiznává zaměstnavatel pouze podle vlastního uvážení a tudíž záleží pouze na něm, zda je přizná, či nikoliv.

Nárokové cestovní náhrady pro zahraniční pracovní cesty stanoví citovaný zákon v několika ustanoveních a jsou to: náhrada prokázaných jízdních výdajů [§ 4 písm. a)], náhrada prokázaných výdajů za ubytování [§ 4 písm. b)], stravné (§ 12) a náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů [§ 4 písm. d)].

Současně předmětný zákon stanoví i fakultativní náhrady při zahraniční pracovní cestě: kapesné (§ 13) a náhrada za cesty k návštěvě rodiny (§ 11).

1. Náhrada prokázaných jízdních výdajů

Pod tuto náhradu se podřazují veškeré prokázané výdaje za dopravu, což prakticky znamená výdaje za jízdenky, letenky, lodní lístky, lehátka nebo lůžka, výdaje za použití taxi (pozor, velmi často bývá tento výdaj nesprávně posuzován jako nutný vedlejší výdaj, to platilo ve staré zrušené úpravě), výdaje za místní hromadnou dopravu, apod.

V této souvislosti je však třeba uvést, že je nutné vždy vycházet ze způsobu dopravy určeného zaměstnavatelem a že pouze a výhradně rozhoduje zaměstnavatel také o dalších okolnostech vztahujících se k použitému dopravnímu prostředku, jako např. zda zaměstnanec pojede při zahraniční pracovní cestě rychlíkem první či druhé vlakové třídy nebo poletí letadlem standardní třídy nebo první třídy, apod. Zaměstnavatel určuje všechny zmíněné skutečnosti v rámci určování podmínek pracovní cesty na základě § 3 zmíněného zákona o cestovních náhradách a zaměstnanec sám není oprávněn cokoliv svévolně a jednostranně měnit.

Zároveň je vhodné zdůraznit, že při pracovních cestách musí mít všechny doklady jízdních výdajů příslušné datum, tj. skutečné datum konání zahraniční pracovní cesty, jak bylo určeno zaměstnavatelem.

Příklad č. 1

Rozhodným počátkem zahraniční pracovní cesty je překročení české státní hranice a při letecké přepravě plánovaný odlet letadla podle letového řádu (§ 15 odst. 2 zákona č. 119/1992 Sb.) Prosíme o postup při hodnocení zahraniční pracovní cesty s letem Ostrava-Praha-místo v zahraničí.

Domníváme se, že pokud zahraniční pracovní cesta zaměstnance bude začínat nástupem do letadla v Ostravě (vždy dle rozhodnutí ředitele společnosti), na tento let bude vystavená leteckou společností jedna letenka, která bude klasifikována jako mezinárodní přeprava (tzn. osvobozená od daně z přidané hodnoty) a zaměstnanec neopustí areál letiště v Praze (nepřeruší pracovní cestu např. jednáním v Praze), za začátek pracovní cesty se bude považovat nástup do letadla v Ostravě. Pokud na stejnou trasu budou vystaveny dvě letenky, tzn. jedna Ostrava-Praha (tuzemská přeprava, zatížená daní z přidané hodnoty) a druhá Praha-místo v zahraničí nebo let bude přerušen pracovním jednáním v Praze, bude se za začátek zahraniční pracovní cesty považovat nástup do letadla v Praze (při zahraniční pracovní cestě za dobu strávenou na území České republiky přísluší zaměstnanci stravné v české měně v rozsahu a za podmínek stanovených v § 5 odst. 1 (viz § 15 odst. 1).

Především je třeba zdůraznit, že pracovní cesty zaměstnanců obecně nelze přerušovat, tedy ani zahraniční pracovní cesty. Pokud by došlo k situaci, že zaměstnanec by byl vyslán na zahraniční pracovní cestu z Ostravy do zahraničí přes Prahu s tím, že v Praze bude mezi čekáním na další letadlo realizovat jednání, nebude se jednat při takto určených podmínkách pracovní cesty o zahraniční pracovní cestu, nýbrž o tuzemskou pracovní cestu z Ostravy do Prahy a zahraniční pracovní cesta by začínala až odletem z Prahy. Aby se mohlo jednat o zahraniční pracovní cestu od samého začátku, to znamená hned od odletu z Ostravy, musela by být letenka vystavena přímo na let Ostrava-místo v zahraničí (mezipřistání v Praze není vyloučeno), pokud však budou při takové cestě zakoupeny dvě letenky (to znamená konkrétně Ostrava-Praha a Praha-místo v zahraničí), bude se vždy jednat o dvě cesty, a to tuzemskou a zahraniční (přičemž zahraniční pracovní cesta bude začínat odletem letadla podle letového řádu z Prahy).

Shodné stanovisko zaujímá i ministerstvo práce a sociálních věcí.

2. Náhrada prokázaných výdajů za ubytování

Tato náhrada představuje uhrazený a prokázaný výdaj za ubytování. Bližší podmínky pro poskytování této náhrady však zákon neupravuje. Zákonná formulace náhrady prokázaných výdajů za ubytování pro praxi znamená, že zaměstnanec, který byl vyslán zaměstnavatelem na zahraniční pracovní cestu a chce vyúčtovat výdaj za ubytování, musí jej prokázat, což předpokládá doložení dokladu z ubytovacího zařízení, tedy hotelovým účtem nebo dokladem ze soukromého ubytovacího zařízení, který musí obsahovat alespoň základní náležitosti účetního dokladu ve smyslu našich platných obecně závazných právních předpisů o účetnictví.

Jestliže zaměstnavatel zabezpečí zaměstnanci na zahraniční pracovní cestě bezplatné ubytování, nevzniknou zaměstnanci žádné výdaje za ubytování a tedy mu nelze přiznávat ani žádnou náhradu. Obdobně se postupuje i v případě, když se zaměstnanec při zahraniční pracovní cestě ubytuje u příbuzných, známých, apod. Vychází se prostě a jednoduše z toho, že zaměstnanci skutečně žádný výdaj nevznikl. Z uvedeného vyplývá, že zaměstnavatel podle platné právní úpravy nemůže stanovovat žádné konkrétní částky představující tuto náhradu k poskytnutí bez dokladu s tím, že by je mohl zahrnovat do daňových výdajů (to by bylo možné jen v podnikatelské sféře ze zisku po zdanění, protože ostatní zaměstnavatelé nemohou vůbec, jak je zřejmé z § 9 předmětného zákona) a u zaměstnance nebyly předmětem daně. Podnikatelská sféra by tak mohla učinit, ale pouze ze zisku po zdanění, tj. jako daňově neuznatelnou položku, a u zaměstnance by se jednalo o zdanitelný příjem [§ 6 odst. 7 písm. a) a § 24 odst. 2 písm. zh) zákona č. 586/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů]. Taková paušální náhrada by představovala tzv. jinou náhradu ve smyslu zmíněného § 9 předmětného zákona. V této souvislosti je třeba zdůraznit, a pozor na to, že v takovém případě se nikdy nemůže jednat o paušál určovaný podle § 19 téhož zákona.

V této souvislosti je třeba připomenout, že i v případě, kdy zaměstnanci budou při zahraniční pracovní cestě vybaveni platební kartou zaměstnavatele, by měli při platbě v ubytovacím zařízení požadovat doklad o zaplacení, aby byly zřejmé související skutečnosti jako např. zda se jedná o jednolůžkový či dvoulůžkový pokoj, apod. Výdaj za jednolůžkový hotelový pokoj vyúčtovává vždy ten, kdo v něm přenocuje, pouze v případě více lůžkového pokoje, kdy přenocovává několik zaměstnanců (podle toho o kolikalůžkový pokoj se jedná) v tomto jednom pokoji, vyúčtovává jeden ze zaměstnanců a u ostatních je tato skutečnost uvedena na "cestovních příkazech" spolucestujících zaměstnanců. Není možné např. řešení, kdy na pracovní cestu jsou vysláni tři zaměstnanci společně, jeden z nich je vybaven platební kartou zaměstnavatele a za všechny zaměstnance, kteří přenocují v jednolůžkových pokojích zaplatí ubytování zmíněnou platební kartou. Každý zaměstnanec je povinen podle § 21 odst. 3 zákona o cestovních náhradách vyúčtovávat pracovní cestu za sebe. V tomto ustanovení je totiž jednoznačně stanoveno, že zaměstnanec je povinen do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a též vrátit nevyúčtovanou zálohu.

3. Stravné

Stravné představuje náhradu na zvýšené výdaje na stravování při pracovní cestě (proto se přiznává před výjezdem na zahraniční pracovní cestu). Zákon o cestovních náhradách pojem "stravné" blíže nespecifikuje, obecně se vychází z toho, že jde o náhradu na stravování zaměstnance na zahraniční pracovní cestě a konkrétní sazby stravného a podmínky pro jeho poskytování upravuje § 12 a § 21 citovaného zákona.

Od 1. 7. 1998 opět platí jednotné sazby stravného pro rozpočtové a příspěvkové organizace a podnikatelskou sféru. Z § 12 odst. 1 citovaného zákona je zřejmé, že základní sazby stravného při zahraničních pracovních cestách se stanoví pevnou částkou v příslušné cizí měně pro všechny typy zaměstnavatelů. Zároveň je však třeba dodat, že v odstavcích 5 a 6 je přesně vymezen ještě postup pro určování výše stravného v rozpočtových a příspěvkových organizacích a u ostatních zaměstnavatelů za určitých blíže specifikovaných podmínek. Jedná se konkrétně o to, že se svěřilo do pravomoci:

a) u zaměstnavatele, kterým je rozpočtová nebo příspěvková organizace, zvýšení základní denní sazby stravného pro vedoucí zaměstnance, kteří jsou statutárními orgány organizace, a vedoucí zaměstnance v jejich přímé působnosti až o 15 procent a

b) u ostatních zaměstnavatelů (tedy podnikatelské sféry) jednak snížení základní denní sazby stravného až o 25 procent, bude-li snížení sjednáno v kolektivní smlouvě nebo stanoveno ve vnitřním předpisu, případně sjednáno v pracovní smlouvě, a jednak snížení základní denní sazby stravného až o 50 procent, pokud se jedná o členy posádek plavidel vnitrozemské plavby a tuto možnost sjednají v kolektivní smlouvě nebo v pracovní smlouvě (odkaz na zákon č. 114/1995 Sb.).

Základní sazby stravného při zahraničních pracovních cestách se stanovují a jejich změny provádějí v závislosti na výši spotřebitelských cen a nealkoholických nápojů ve veřejných stravovacích zařízeních vyhláškou ministerstva financí vydanou na základě návrhu ministerstva zahraničních věcí vypracovaného podle pohybu cen jídel a nealkoholických nápojů ve veřejných stravovacích zařízeních a s využitím statistických údajů Mezinárodního měnového fondu, Světové banky a Organizace spojených národů. Výši základních sazeb stravného v cizí měně pro jednotlivé státy stanoví ministerstvo financí vyhláškou vždy s účinností od počátku kalendářního roku, tj. vždy od 1. 1. každého kalendářního roku (pro kalendářní rok 2004 to byla vyhláška č. 435/2003 Sb.).

V průběhu kalendářního roku dojde k úpravě, pokud změna cen a kursů měn dosáhne od poslední úpravy alespoň 20 procent, což v podstatě znamená, že se bude jednat o případy náhlé změny cenové hladiny a kursů v některé zemi či skupině zemí v důsledku inflace apod.

Pokud se týká měny, ve které má být stravné zaměstnavatelem poskytováno, § 12 odst. 1 zakládá nárok zaměstnance na stravné v cizí měně stanovené ministerstvem financí. Současně však novelou č. 36/2000 Sb. s účinností od 29. února 2000 bylo přistoupeno k zásadní změně v tom, že výši stravného v cizí měně určí zaměstnavatel ze základní sazby stravného stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. V § 12 odst. 4 zákona je pak nově stanoveno dělení zahraničních pracovních cest ve vztahu k přiznávané výši stravného. Je tam jednoznačně stanoveno, že stravné v cizí měně ve výši základní sazby stravného v cizí měně přísluší zaměstnanci, pokud doba zahraniční pracovní cesty strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin. Dále je stanoveno, že trvá-li tato doba dvanáct a méně hodin, přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně ve výši, která se určí násobkem dvanáctiny poloviční výše základní sazby stravného v cizí měně a počtu celých hodin zahraniční pracovní cesty strávených mimo území České republiky s tím, že za dobu zahraniční pracovní cesty strávenou mimo území České republiky, která trvá méně než jednu hodinu, stravné v cizí měně nepřísluší. Pokud za dobu zahraniční pracovní cesty strávenou mimo území České republiky nevznikne zaměstnanci nárok na stravné v cizí měně, připočte se tato doba k době trvání pracovní cesty na území České republiky podle § 15 odst. 1 (viz § 15 odst. 2).

Pozor ovšem, podle § 10 zákona se na zahraniční pracovní cesty vztahuje úprava stanovená v § 2 až § 9, pokud zákon dále nestanoví jinak. Na základě tohoto ustanovení platí např. i pro zahraniční pracovní cesty krácení stravného při zaměstnavatelem zajištěném plném či částečném bezplatném stravování pro zaměstnance při předmětné pracovní cestě podle § 5 odst. 5 zákona o cestovních náhradách. V tomto ustanovení je jednoznačně určeno, že zabezpečí-li zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestě plně bezplatné stravování (tj. všechna tři obvyklá denní jídla, tak, že zaměstnanec neuhradí ani sebemenší částku), stravné neposkytuje a zabezpečí-li bezplatné stravování částečně (tj. některé z obvyklých denních jídel obdobným způsobem), stravné úměrně krátí (to znamená, že musí krátit), a to nejméně o 20 procent a nejvýše o 40 procent z určené výše stravného za každé bezplatně poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře.

Pro úplnost je vhodné ještě dodat, že vyhláška ministerstva financí č. 435/2003 Sb., která stanovuje výši stravného a měnu pro zahraniční pracovní cesty pro kalendářní rok 2004 i nadále určila stravné zhruba tak, že pro dvě třetiny států jej určuje v amerických dolarech a pro jednu třetinu v eurech (v důsledku vytvoření eurozóny) a jen pro Slovenskou republiku ve slovenských korunách, pro Velkou Británii v anglických librách a pro Švýcarsko ve švýcarských francích.

Příklad č. 2

Řidič je vyslán zaměstnavatelem na třídenní zahraniční pracovní cestu do Španělska k přepravě ovoce a má v podmínkách určenu trasu přes Německo a Francii s tím, že třetí den se musí vrátit. Jak přiznat stravné? Česko-německou státní hranici překračoval první den v 7.00 hod., německo-francouzskou státní hranici ve 12.00 hod. a francouzsko-španělskou státní hranici v 19.00 hod. Do konce dne byl ve Španělsku včetně celého druhého dne a třetí den se vracel obdobně a stravné bude tedy přiznáváno obdobným způsobem.

Ustanovení § 12 odst. 1 zákona č. 119/1992 Sb. určuje, že při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci za dále stanovených podmínek stravné v cizí měně a že jeho výši určí zaměstnavatel ze základní sazby stravného stanoveného pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.

Z dotazu je zřejmé, že řidič byl první den (projížděl) v Německu pět hodin, ve Francii sedm hodin a ve Španělsku pět hodin. Z toho vyplývá, že v tomto kalendářním dni ze stanovené třídenní zahraniční pracovní cesty strávil nejvíce času ve Francii jako transitním státě, a to sedm hodin. Stravné bude tedy zaměstnanci-řidiči kamionu za tento první kalendářní den v daném případě určeno ze základní sazby stanovené pro Francii, a to tak, že vzhledem k tomu, že doba zahraniční pracovní cesty strávená v tomto kalendářním dni činí déle než dvanáct hodin (českou státní hranici překračoval v 7.00 hodin ráno), přísluší mu stravné v cizí měně ve výši základní sazby stanovené pro Francii. Při zpáteční cestě bude určeno stravné obdobným způsobem podle toho, ve kterém projížděném státě bude zaměstnanec trávit v kalendářním dni nejvíce času.

Za druhý kalendářní den přísluší zaměstnanci stravné ve výši základní sazby stanovené pro Španělsko, protože se v tomto státě předpokládá strávení celého kalendářního dne, a to činilo pro kalendářní rok 2004 částku 40 eur.

Pozor ale, při platné právní úpravě již není možné počítat alikvotní části v jednotlivých měnách podle počtu hodin pobytu v jednotlivých transitních státech z jejich základní sazby.

Obecně je ještě třeba u stravného zdůraznit, že základní úpravu obsahuje § 12 odst. 1 a odst. 4 v souvislosti s § 21 odst. 2 a odst. 5 a doplněním § 15 odst. 2 poslední věta.

Příklad č. 3

Při pracovních cestách, většinou zahraničních, se stává, že v ceně ubytování v hotelu je zahrnuta i snídaně. Jak v tomto případě řešit (popř. krátit) nárok zaměstnance na stravné?

Postup pro krácení stravného při pracovních cestách tuzemských i zahraničních při zajištění částečného bezplatného stravování (bezplatné stravování může být zajištěno i jiným subjektem než je zaměstnavatel) zaměstnavatelem na této cestě zaměstnanci upravuje § 5 odst. 5 zákona o cestovních náhradách.

Podle tohoto ustanovení platí, že zabezpečí-li zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestě plně bezplatné stravování, stravné neposkytuje a zabezpečí-li bezplatné stravování částečně, stravné úměrně krátí, a to nejméně o 20 procent a nejvýše o 40 procent z určené výše stravného za každé bezplatně poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně, oběda a večeře. Míru krácení stravného má zaměstnavatel podle následujícího odstavce téhož ustanovení (tj. § 5 odst. 6) povinnost oznámit zaměstnanci před vysláním na pracovní cestu, a pokud tak neučiní, stravné se nekrátí.

Z uvedeného vyplývá, že jestliže je zaměstnanec při pracovní cestě ubytován v hotelu (ubytovacím zařízení), které váže na ubytování i částečné stravování, pak to znamená, že obdrží některé z obvyklých denních jídel, např. nejčastěji snídani, jehož hodnota (cena) je zahrnuta do ceny za ubytování, které hradí zaměstnavatel v prokázané výši (zaměstnanec ho zaměstnavateli vyúčtovává), a zaměstnavatel tudíž na toto jídlo nepřispívá žádnou částkou (jedná se u něj tedy o zajištěnou částečnou bezplatnou stravu jakoby ze strany zaměstnavatele) a je v důsledku toho pro zaměstnavatele přímo v zákoně stanovena povinnost krátit zaměstnanci stravné nejméně o 20 procent a nejvýše o 40 procent za každé takto poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře. Přesná procenta krácení stravného v rámci zákonem vymezeného rozsahu stanoví sám zaměstnavatel.

Určená procenta se počítají z určené výše stravného, tzn. z částky stravného, na kterou zaměstnanci vznikl nárok podle délky trvání pracovní cesty. Prakticky to znamená, že např. zaměstnanec vykonal dvoudenní zahraniční pracovní cestu do Německa v trvání 15 hodin každý kalendářní den (tj. doba strávená mimo území České republiky trvá déle než 12 hodin v kalendářním dni a přísluší mu stravné ve výši základní sazby v cizí měně), stravné přísluší ve výši 45 eur za každý kalendářní den této pracovní cesty. Protože ale hotel vázal na ubytování poskytnutí snídaně, zaměstnanec měl tedy zajištěnou bezplatně snídani, musel zaměstnavatel krátit stravné, jak sám určil, a on určil o 20 procent za snídani. Zaměstnanci bylo tedy přiznáno stravné při předmětné pracovní cestě ve výši první den 45 eur a druhý den 36 eur: jde o to, že 20 procent ze 45 eur je 9 eur a tedy 45 eur mínus 9 eur činí uvedených 36 eur. Pozor, není ale rozhodující, zda je na účtu z ubytovacího zařízení uvedena cena jídla nebo pouze konstatování, že některé jídlo bylo poskytnuto. Zaměstnanec tedy obdržel při dané zahraniční pracovní cestě do Německa celkové stravné v částce 81 eur.

Současně je ještě třeba upozornit na požadavek ministerstva práce a sociálních věcí, aby v případě, že zaměstnavatelé budou určovat krácení stravného při zajištění bezplatného stravování při pracovních cestách, aby určená procenta pro všechna tři denní jídla činila dohromady sto procent.

Příklad č. 4

Zaměstnanec použil jako dopravní prostředek na pracovní cestu do Ašchabádu (Turkmenistán) letadlo, a to linku Praha-Frankfurt a Frankfurt-Ašchabád. Podle letového řádu byl odlet letadla z Prahy v 10.25 hod., přílet do Frankfurtu v 11.40 hod., odlet z Frankfurtu v 13.30 hod. a přílet do Ašchabádu následující den v 00.20 hod. Při cestě zpět použil letadlo na lince Ašchabád-Frankfurt a Frankfurt-Praha. Z Ašchabádu byl odlet v 1.55 hod., přílet do Frankfurtu v 5.35 hod., odlet z Frankfurtu v 8.25 hod. a přílet do Prahy v 9.25 hod.. Na jaké stravné má zaměstnanec nárok první a poslední den pracovní cesty?

Podmínky pro přiznávání a poskytování stravného v cizí měně pro zahraniční pracovní cesty a jeho výši upravuje a určuje § 12 odst. 1 a odst. 4 ve spojitosti s § 21 odst. 2 a odst. 5 zákona o cestovních náhradách.

Ve zmíněném § 12 odst. 1 je přesně stanoveno, že při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci za podmínek dále stanovených stravné v cizí měně s tím, že výši stravného v cizí měně určí zaměstnavatel ze základní sazby stravného stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Základní sazbu stravného v cizí měně pro jednotlivé státy stanoví ministerstvo financí příslušnou vyhláškou. Pro kalendářní rok 2004 to byla vyhláška č. 435/2003 Sb.

Podle § 15 odst. 2 téhož zákona je pak jednoznačně stanoveno, že při zahraniční pracovní cestě je rozhodnou dobou pro vznik nároku na náhrady poskytované v cizí měně přechod české státní hranice a při letecké přepravě odlet a přílet letadla podle letového řádu.

Jestliže má zaměstnanec zaměstnavatelem pro konkrétní zahraniční pracovní cestu určen podle § 3 shora citovaného zákona jako způsob dopravy letadlo a linku Praha-Frankfurt a Frankfurt-Ašchabád s odletem z Prahy v 10.25 hodin a příletem do Frankfurtu v 11.40 hodin s tím, že odlet z Frankfurtu je ve 13.30 hodin a přílet do Ašchabádu je následujícího dne v 00.20 hodin, lze stravné přiznávat a počítat nejvhodněji a nejsnadněji následujícím způsobem.

Z uvedeného je zřejmé, že zaměstnanci v daném případě začíná vznikat nárok na stravné v cizí měně odletem letadla z Prahy, tj. první den v 10.25 hod., a od tohoto okamžiku lze pro účely přiznávání stravného považovat, že zaměstnanci vzniká nárok na stravné stanovené pro stát, kde zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času a on stráví ve Spolkové republice Německo dobu od 10.25 hodin do 13.30 hodin a potom přelítá do Turkmenistánu, kam doletí v 00.20 hodin. Dobu přeletu je třeba již ve smyslu shora citovaného § 12 odst. 1 považovat za dobu pobytu v Turkmenistánu jako cílové zemi. Z toho vyplývá, že je nutno prakticky celou cestu posoudit tak, že zaměstnanec strávil tři hodiny a pět minut v Německu a deset a půl hodiny v Turkmenistánu v prvním dni dané zahraniční pracovní cesty; celková doba zahraniční pracovní cesty strávená mimo území České republiky v tomto kalendářním dni trvala déle než dvanáct hodin a proto za tento den přísluší zaměstnanci stravné ve výši a měně určené ministerstvem financí ve vyhlášce č. 435/2003 Sb. pro Turkmenistán (zaměstnanec v této zemi strávil delší dobu než v Německu), tj. 40 dolarů.

Pokud se týká posledního dne dané zahraniční pracovní cesty, při které odlet z Ašchabádu byl v 1.55 hodin a přílet do Frankfurtu v 5.35 hodin a odlet z Frankfurtu byl v 8.25 hodin a přílet do Prahy v 9.25 hodin a při obdobném hodnocení zpáteční cesty, při dané zahraniční pracovní cestě prakticky vyplývá, že zaměstnanec byl 1.55 hodin v Turkmenistánu a 7.30 hodin v Německu; celková doba zahraniční pracovní cesty strávená mimo území České republiky v tomto kalendářním dni trvala devět hodin dvacet pět minut, tedy devět hodin a proto za tento den přísluší stravné zaměstnanci ve výši a měně určené za devět hodin pro Německo, tj. 16,875 eur. Výše vypočtená podle § 12 odst. 4 shora citovaného zákona o cestovních náhradách.

Příklad č. 5

Prosím o vysvětlení jak přiznat stravné při zahraniční pracovní cestě při použití trajektu. Zaměstnanec byl vyslán zaměstnavatelem na zahraniční pracovní cestu do Řecka přes Rakousko a Itálii, a to tak, že služebním vozidlem překročil z České republiky do Rakouska, dále pokračoval do Itálie, kde byl v přístavu, z něhož trajekt odplouval odbaven italským celním úřadem na výstupu z Itálie, dále pokračoval trajektem, na kterém strávil 18 hodin, aby byl poté v přístavu na Řeckém pobřeží celně odbaven na vstupu do Řecka. Cestu nazpět absolvoval stejným způsobem. Čas odjezdu a příjezdu trajektu lze prokázat lodním lístkem. Nikde však není v zákoně stanoveno, jak hodnotit pro zaměstnance z hlediska poskytování cestovních náhrad čas strávený na trajektu, tedy přesněji řečeno, jak posuzovat, ve kterém státě se tento zaměstnanec oněch 18 hodin strávených na trajektu zdržoval, jestliže z Itálie byl již odbaven, ale do Řecka ještě nevstoupil. Je zřejmé, že jde o mezinárodní vody, jimiž, jak lze předpokládat, někde vede hranice. Nezdá se však možné požadovat po zaměstnanci, aby zjišťoval, kudy v moři tato hranice vede a kdy a v kolik hodin ji trajekt překonal, navíc aby k takovému případnému tvrzení zajišťoval zaměstnanec v zahraničí důkazy pro účely poskytování cestovních náhrad. Vzhledem k tomu, že dle zákona o cestovních náhradách náleží zaměstnanci stravné určené pro stát, v němž z kalendářního dne strávil nejvíce času, není zřejmé, zda ve dnech, kdy strávil čas dopravou na trajektu použít stravné pro Itálii nebo pro Řecko, jestliže se alespoň dle celního odbavení nezdržoval ani v jednom z nich. Jak tedy tento problém řešit?

Opět je nutné vycházet ze zákona o cestovních náhradách. Podstata předloženého problému spočívá v určení nárokového stravného v cizí měně. Je pravda, že v tomto zákoně není předmětná detailní otázka výslovně upravena, což není ani třeba, neboť v § 12 odst. 1 citovaného zákona je stanoveno, že výši stravného v cizí měně určí zaměstnavatel ze základní sazby stravného stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.

Uvedenou zásadu lze velmi snadno naplnit při takovém postupu, že při odjezdu z určitého státu bude považováno, že se zaměstnanec bude pro účely určování a poskytování stravného zdržovat v tom státě, ze kterého odjížděl do okamžiku výstupu ve druhém státě. V daném případě se jedná o to, že je možno bezpochyby rozhodnout v tomto a obdobných případech tak, že jestliže zaměstnanec nastoupil na trajekt v Itálii, bude pro daný účel posuzováno jako by byl v Itálii, a to až do okamžiku vystoupení z trajektu v druhém státě, v daném případě v Řecku při cestě do Řecka a při návratu stejnou cestou obdobně, tj. lze při nastoupení zaměstnance na trajekt v Řecku až do okamžiku vystoupení v Itálii posuzovat jeho pobyt na trajektu jako by byl v Řecku. Tímto způsobem posuzování a výpočtu stravného bude situace řešena spravedlivě a jednoznačně.

Další často diskutovanou otázkou se stala záležitost, zda je nutné při vyúčtování zahraniční pracovní cesty zaměstnance změnit výpočet výše stravného v cizí měně. Jedná se o to, že zaměstnavatel vypočítal a přiznal stravné zaměstnanci v cizí měně podle předpokládaného průběhu zahraniční pracovní cesty, průběh zahraniční pracovní cesty se však z nejrůznějších důvodů změnil a tudíž se skutečnost liší od předpokladu. K této okolnosti zaujala ministerstva práce a sociálních věcí a financí také shodné stanovisko.

Pokud je zaměstnanci přiznáno celodenní stravné v cizí měně určitého státu podle předpokládané nejdelší doby pobytu při průjezdu několika státy při zahraniční pracovní cestě a po návratu se ukáže, že zaměstnanec v kalendářním dni setrval nejvíce času v jiném projížděném státě, není třeba měnit stravné, přesněji řečeno cizí měnu podle státu, ve kterém zaměstnanec skutečně strávil nejvíce času, protože stravné stanovené ministerstvem financí pro jednotlivé státy v příslušných měnách má stejnou kupní sílu.

4. Náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů

Tato náhrada představuje obligatorní (ze strany zaměstnavatele povinnou) náhradu při splnění zákonem stanovených podmínek. Předpokládá se u ní, že se jedná skutečně o nutné vedlejší výdaje vzniklé zaměstnanci v souvislosti s pracovními cestami.

Pro přiznání náhrady prokázaných nutných vedlejších výdajů musí být splněny obě stanovené podmínky zřejmé ze samotného názvu náhrady, totiž výdaj musí být prokázán a musí se jednat o nutný výdaj, což posuzuje výhradně zaměstnavatel s ohledem na určené podmínky pracovní cesty.

Jako nutné vedlejší výdaje lze kvalifikovat např. poplatky za úschovu zavazadel, za použití telefonu, parkovné při použití silničního motorového vozidla atd. Za nutné vedlejší výdaje však nelze v žádném případě považovat pokuty a použití minibarů v hotelích vyšších cenových skupin. Za nutné vedlejší výdaje nelze kvalifikovat v uvedeném smyslu ani výdaje osobního charakteru, které musí zaměstnanec hradit při zahraniční pracovní cestě z kapesného. Z kapesného ale naopak nehradí zaměstnanec prokázané nutné vedlejší výdaje, protože na jejich proplacení má zákonný nárok podle § 4 písm. d) zákona o cestovních náhradách.

Příklad č. 6

Zaměstnanec byl vyslán zaměstnavatelem v letních měsících na desetidenní zahraniční pracovní cestu (veletrh ve Vídni). Ubytován byl v hotelu. Po návratu vyúčtoval, kromě jiného, také vyprání a vyžehlení prádla v hotelu. Jednalo se o vedoucího obchodního útvaru podniku, který měl za úkol snažit se uzavřít nějaké obchodní smlouvy. Lze tento doklad a na něm uvedený výdaj považovat za prokázaný nutný vedlejší výdaj a zaměstnanci jej proplatit? U nás v podniku se zastává názor, že si zaměstnanec měl vzít s sebou dostatek bílých košil a nezvyšovat cestovní výdaje.

Z dotazu je zřejmé, že na zahraniční pracovní cestu byl vyslán zaměstnanec ve vedoucím postavení a ještě navíc pověřený obchodními jednáními na mezinárodním veletrhu. V důsledku toho není pochyb o tom, že za takové situace bylo nezbytně nutné, aby byl společensky a na určité úrovni čistě oblečený. Proto by bylo vhodné bez problémů předložený předmětný doklad proplatit v rámci vyúčtování zahraniční pracovní cesty, neboť je možné asi jen velmi těžko zaměstnanci v rámci určených podmínek pracovní cesty zaměstnavatelem nařídit, že si musí vzít s sebou ještě další kufr čistých košilí, aby mohl chodit patřičně oblečený během pracovní cesty. Jedná-li se ještě o letní měsíce, kdy není žádnou výjimkou potřeba se převlékat i dvakrát denně při takových akcích, jaká byla důvodem zahraniční pracovní cesty zmíněného zaměstnance.

S přihlédnutím ke všem uvedeným okolnostem lze dospět v daném případě pouze k jednoznačnému závěru, že účet za vyprání a vyžehlení prádla je oprávněný.

Nutno zdůraznit, že rozhodnutí je na zaměstnavateli po posouzení a přihlédnutí k určeným podmínkám pracovní cesty.

5. Kapesné

Kapesné je jednou z náhrad cestovních výdajů, kterou zaměstnavatel může, ale nemusí poskytovat zaměstnancům pouze při zahraničních pracovních cestách. Kapesné nelze přiznávat a poskytovat při tuzemských pracovních cestách. Zaměstnavatel přiznává a poskytuje kapesné na základě § 13 předmětného zákona o cestovních náhradách, kde je přesně stanoveno, že zaměstnavatel může zaměstnancům při zahraniční pracovní cestě poskytovat vedle stravného kapesné v cizí měně do výše 40 procent stravného určeného podle § 12. Kapesné představuje fakultativní (ze strany zaměstnavatele dobrovolnou) náhradu: zaměstnavatel ho může, ale nemusí poskytovat.

Současně je třeba dodat, že kapesné bylo od samého počátku účinnosti zákona počítáno na krytí nutných vedlejších výdajů zaměstnance při zahraniční pracovní cestě, avšak osobních nutných vedlejších výdajů. Proto také nemá zaměstnanec povinnost v rámci vyúčtování zahraniční pracovní cesty přesně uvádět, k jakému konkrétnímu účelu kapesné použil (vyúčtuje ho pouze jako celkovou přiznanou částku). Kapesné nikdy nemělo přiznaný zúčtovatelný charakter ve zmíněném smyslu.

Příklad č. 7

Při zahraniční pracovní cestě, která trvá v určitý den např. deset hodin, má být kapesné, které může být do výše 40 procent stravného, počítáno:

a) ve výši 40 procent celodenního stravného (tj. jako by zahraniční pracovní cesta trvala více než 12 hodin), anebo

b) ve výši 40 procent stravného, děleno 24 hodinami, násobeno deseti hodinami? Pokud je při zahraniční pracovní cestě poskytnut oběd, má být kráceno také kapesné (podle mě je kapesné nezávislé na stravném, které má být v tomto případě kráceno)?

Podmínky pro přiznávání a poskytování kapesného jako fakultativní náhrady pouze při zahraničních pracovních cestách upravuje § 13 zákona o cestovních náhradách. V tomto ustanovení je přesně určeno, že zaměstnavatel může zaměstnancům při zahraniční pracovní cestě poskytovat vedle stravného kapesné v cizí měně do výše 40 procent stravného určeného podle § 12.

Toto kapesné není nárokové (na rozdíl od stravného) a má charakter paušální náhrady (jeho výše je určována procenty) určené na krytí předpokládaných osobních nutných vedlejších výdajů zaměstnance. Ze samotné formulace zákona je zřejmé, že zaměstnavatel může, ale nemusí přiznávat zaměstnancům kapesné, a když ho přizná, tak zároveň rozhoduje v jaké výši, která může být fakticky v rozpětí až do výše 40 procent stanoveného stravného zahrnována do daňově uznatelných nákladů anebo vyšší s tím, že v částce přesahující 40 procent by se poskytovalo v podnikatelské sféře ze zisku po zdanění (tedy jako daňově neuznatelná položka). Rozpočtové a příspěvkové organizace musí však vždy dodržet zákonem stanovenou výši, tj. nesmí překročit u kapesného částku přiznávanou zaměstnancům, tedy 40 procent určeného stravného.

V této souvislosti je nutné zdůraznit, že při přiznávání kapesného je třeba pečlivě rozlišovat dva pojmy, a to "určené stravné" a "krácené stravné", protože výše kapesného se určuje v procentech z určeného stravného podle § 12. Tedy určené stravné je to stravné, které zaměstnavatel vypočítá podle skutečné délky trvání pracovní cesty a krácené stravné je určené stravné zkrácené z důvodu zabezpečeného částečného bezplatného stravování na pracovní cestě.

Z uvedeného tedy vyplývá, že jestliže zahraniční pracovní cesta zaměstnance (jeho pobyt mimo území České republiky bude trvat deset hodin podle § 15 odst. 2 téhož zákona o cestovních náhradách), pak stravné je nutné počítat podle § 12 odst. 4 téhož zákona, tj. trvá-li zahraniční pracovní cesta dvanáct a méně hodin, což je i v daném případě, neboť v příkladu je deset hodin, přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně ve výši, která se určí násobkem jedné dvanáctiny poloviční výše základní sazby stravného v cizí měně a počtu celých hodin zahraniční pracovní cesty strávených mimo území České republiky, v daném případě deset. Takto vypočtené stravné představuje určené stravné podle § 12 a z něj se vypočítává zaměstnavatelem určeným procentem kapesné.

Např. zahraniční pracovní cesta zaměstnance v trvání deset hodin v Německu a kapesné přiznáno ve výši 30 procent-stravné (tj. základní sazba stravného stanovená ministerstvem financí) činí podle vyhlášky č. 435/2003 Sb. platné pro kalendářní rok 2004 pro Německo výši 45 eur-určené stravné činí 18,75 eur (22,5 : 12 x 10 = 18,75) a z tohoto stravného se vypočte kapesné, které činí ve výši 30 procent částku 5,625 eur, zaměstnanec obdrží na stravném a kapesném za zmíněnou zahraniční pracovní cestu celkovou částku 24,375 eur; pokud by zaměstnanci bylo na této zahraniční pracovní cestě zabezpečeno částečné bezplatné stravování, např. bezplatně poskytnut oběd, bylo by nutné krátit určené stravné podle § 5 odst. 5 téhož zákona o cestovních náhradách o 40 procent, což v předmětném příkladu prakticky znamená, že určené stravné, tedy částku 18,75 eur je nutno krátit o 40 procent, to znamená, že zaměstnanci by bylo potom vyplaceno stravné pouze ve výši 11,25 eur a k tomu nezměněné kapesné, tedy částka 5,625 eur. Pokud se krátí stravné z důvodu zabezpečeného částečného bezplatného stravování, kapesné se nekrátí (zákon neumožňuje krátit kapesné). Pro úplnost je vhodné ještě dodat, že kapesné je nutno ale vždy počítat z nekráceného stravného (tedy i když se stravné krátí, pro účely výpočtu kapesného je třeba opět do kráceného stravného vrátit zkrácenou částku v penězích, protože kapesné se vždy podle zákonného textu přiznává v penězích, a proto z peněz musí být počítáno).

6. Náhrada za cesty k návštěvě rodiny

Poskytování této náhrady při zahraniční pracovní cestě upravuje § 11 předmětného zákona o cestovních náhradách. Přiznání náhrady je postaveno na dohodě mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. V citovaném ustanovení je přesně určeno, že při zahraniční pracovní cestě zaměstnavatel dohodne se zaměstnancem poskytování náhrad za cesty k návštěvě rodiny do místa trvalého pobytu rodiny.

Pozor na skutečnost, že při zahraničních pracovních cestách lze realizovat návštěvy rodiny po dohodě se zaměstnavatelem, avšak pouze do místa trvalého pobytu (na rozdíl od tuzemských pracovních cest, kdy je možné dohodnout i jiné místo). Ustanovení § 4 písm. e) se nevztahuje na cesty k návštěvě rodiny zaměstnance vyslaného na zahraniční pracovní cestu (toto ustanovení upravuje návštěvy rodiny při tuzemských pracovních cestách). U zahraničních pracovních cestách existuje ještě jedna nevýhoda, totiž na náhrady k návštěvě rodiny není v zákoně zakotven právní nárok, jedná se jen o fakultativní náhradu.

7. způsob poskytování zálohy na zahraniční pracovní cesty a způsob jejich vyúčtování

Vše k tomuto problému je stanoveno v § 21 odst. 2 a odst. 5 předmětného zákona o cestovních náhradách. Zde je stanoveno, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zálohu v cizí měně v rozsahu a ve výši podle předpokládané doby trvání a podmínek zahraniční pracovní cesty.

Tato zaměstnavatelova povinnost je stanovena naprosto jasně a bezpodmínečně. Neposkytnutí zálohy zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě jednoznačně znamená porušení zákona, tj. pracovněprávního platného předpisu. Dále je stanoveno, že zálohu v cizí měně nebo její část může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. V této souvislosti je třeba zdůraznit, že zákon nedovoluje používání soukromých platebních karet při pracovních cestách, neboť by to znamenalo přenášení povinností ze strany zaměstnavatele na zaměstnance.

Zároveň je stanoveno, že zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na stravné (pozor ale, pouze na stravné, nikoliv na ostatní zálohu) v cizí měně i v jiné měně než stanovené vyhláškou ministerstva financí pro příslušný stát, pokud je k této měně v kursovním lístku České národní banky vyhlašován kurs devizového trhu nebo přepočítací poměr. K tomu je třeba dodat, že jako jinou měnu pro stravné je možné, na základě stanoviska ministerstva práce a sociálních věcí, sjednat i českou korunu, přestože není v kurzovním lístku. Při určení výše stravného v dohodnuté měně se zjistí korunová hodnota stravného ve stanovené měně, která se přepočítá na dohodnutou měnu. Pro určení korunové hodnoty stravného a částky stravného v dohodnuté měně se použijí kursy devizového trhu a přepočítací poměry vyhlášené Českou národní bankou a platné v den určení výše zálohy (tímto dnem není ale den poskytnutí zálohy).

Takový způsob přepočtu musí být vždy respektován. Vyúčtování pracovní cesty nelze přepočítávat jiným kursem, než který je stanoven zákonem.

Pro úplnost je dále ještě určeno, že částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší než činí nároky zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli v měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, nebo v české měně. V této souvislosti je vhodné připomenout, že ve všech ustanoveních upravujících vybavování při zahraniční pracovní cestě zaměstnance je důsledně stanoveno, že vybavení musí být v cizí měně, a proto by i vyúčtování mělo probíhat vždy, až na mimořádné případy, např. při prokazatelném okradení zaměstnance, v cizí měně, neboť záloha je tedy poskytována v cizí měně, je účelově určená (na stravné a případně vzniklé nutné vedlejší výdaje v souvislosti s pracovní cestou), přísně zúčtovatelná a zaměstnanec k těmto finančním prostředkům nezískává volné dispoziční právo, neboť ty zůstávají ve vlastnictví zaměstnavatele.

Současně je stanoveno, že částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší než činí nároky zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci vždy v české měně. Nulová záloha, přestože by se taková situace neměla vyskytovat, ale v praxi byla prokázána, se považuje v uvedeném smyslu také za nižší zálohu. Poslední kategorické ustanovení je takové, že při vyúčtování zálohy použije zaměstnavatel zaměstnancem doložený kurs, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu a kursy devizového trhu a přepočítací poměry vyhlášené ČNB a platné v den určení výše zálohy.

Nové sazby a další změny naleznete v článku Změna náhrad cestovních výdajů s účinností od 1. 1. 2005 na www.pravniradce.cz