NÁHRADY ZA CESTOVNÍ VÝDAJE

Dotaz: Vzhledem k plánované tříměsíční hospitalizaci mého zaměstnance musím přijmout na tuto dobu náhradu. Protože musí mít zaměstnanec dostatečnou kvalifikaci, nebylo jednoduché ho najít. Podařilo se však najít patřičně kvalifikovanou sílu, která však bydlí cca 45 km od pracoviště. Chtěla bych jí poskytovat náhrady za cestovní výdaje. Jakým způsobem by to šlo provést. Podle zákona o cestovních náhradách v § 2 odst. 3 je možné pouze u zaměstnance na základě dohody o provedení práce sjednat náhrady z obce pobytu do místa výkonu práce jako při pracovní cestě. Zaměstnance ale bude možné přijmout jen na dohodu o pracovní činnosti na dobu určitou, protože předpokládaný rozsah práce přesáhne sto hodin v roce. Lze i v takovémto mimořádném případě sjednat v dohodě o pracovní činnosti na tři měsíce poskytování cestovních náhrad z místa bydliště na pracoviště, které lze pak z mého hlediska považovat za režijní výdaje? Bez úhrady cesty by totiž tento zaměstnanec nebyl ochoten do-jíždět.

Odpověď: Při současné platné právní úpravě, pokud zaměstnavatel hradí zaměstnanci výdaje za jeho cesty do práce a zpět, a to z jakéhokoliv důvodu, nemůže tyto výdaje na své straně zahrnout nikdy do daňově uznatelných nákladů. Tato skutečnost vyplývá jednak ze zákona o cestovních náhradách a jednak ze zákona o daních z příjmů.

Obecně platí, že cesty z domova do práce a zpět jsou soukromoprávní záležitostí každého zaměstnance. Jestliže by zaměstnavatelé v podnikatelské sféře chtěli určitým zaměstnancům hradit předmětné výdaje, je to možné, ale pouze ze zisku po zdanění (tj. vždy jako daňově neuznatelný náklad) a u zaměstnance by se jednalo o zdanitelný příjem.

Určitou výjimku v uvedené problematice představuje § 6 odst. 1 zákona o cestovních náhradách, podle kterého může zaměstnavatel při přijetí zaměstnance do zaměstnání (s odkazem na např. § 33 odst. 1 zákoníku práce) a při přeložení na žádost zaměstnance poskytovat zaměstnanci náhrady jako při pracovní cestě nejvýše v rozsahu a do výše stanovené v § 4 a 5, nejdéle však po dobu tří let. Pouze a výhradně náhrady cestovních výdajů přiznané podle tohoto ustanovení zahrnují i náhrady výdajů za cesty z domova do práce a zpět. Při zákonné formulaci "při přijetí zaměstnance do zaměstnání" nelze zcela určitě akceptovat pouze přijímání zaměstnanců do pracovního poměru, ale je třeba připustit rozhodnutí zaměstnavatele poskytovat předmětné náhrady v souvislosti s uvedeným institutem "při přijetí zaměstnance do zaměstnání" také při uzavírání dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, uzavíraných podle příslušných ustanovení zákoníku práce.

Je vhodné mít při takovémto rozhodování na zřeteli i tu skutečnost, že poskytování náhrad podle § 6 odst. 1 shora citovaného zákona o cestovních náhradách je časově omezeno na dobu maximálně tří let, v rámci které musí vždy dojít k zastavení poskytování těchto náhrad, protože toto ustanovení bylo do zákona zapracováno právě s účelem, aby si zaměstnanec ve vymezeném čase vyřešil problémy, které vedly k jejich poskytování, např. bytové, dojíždění, apod.

V této souvislosti je však nutno zdůraznit, že po novele shora citovaného zákona o daních z příjmů zákonem č. 438/2003 Sb., s účinností od 1. 1. 2004, nelze náhrady podle zmíněného § 6 odst. 1 zákona o cestovních náhradách zahrnovat na straně zaměstnavatele do daňově uznatelných nákladů, neboť došlo k novelizaci § 24 odst. 2 písm. zh) předmětného daňového zákona a jmenované náhrady byly z citovaného § 24 odst. 2 písm. zh) vyloučeny (celé ustanovení zmíněného § 24 citovaného daňového zákona totiž stanoví částky, které lze zahrnovat na straně právnické osoby do daňově uznatelných nákladů). Na straně zaměstnance však nejsou tyto přiznané náhrady stále předmětem daně, protože nebylo předmětnou novelou z roku 2003 upraven § 6 odst. 7 téhož citovaného daňového zákona.

KILOMETROVÁ BANKA

Dotaz: Je možné používat při pracovních cestách Kilometrovou banku při úhradě jízdného ČD (varianta 1 - je používána jen pro pracovní cesty, varianta 2 - je používána i při soukromých cestách).

Odpověď: Podstata dotazu spočívá v principu poskytování náhrady jízdních výdajů zaměstnancům při jejich pracovních cestách. Platná právní úprava této problematiky je zahrnuta v zákoně o cestovních náhradách.

Nárokové náhrady upravuje § 4 zákona o cestovních náhradách a konkrétně jízdní výdaje jeho písmeno a). Zaměstnanci podle tohoto ustanovení přísluší při pracovní cestě, na kterou byl vyslán svým zaměstnavatelem, mimo jiných, při splnění zákonem stanovených podmínek, také náhrada prokázaných jízdních výdajů. Z toho vyplývá, že jízdní výdaj, který zaměstnanci v souvislosti s pracovní cestou vznikl, musí být prokázaný, a to jízdenkou, letenkou, atd. s příslušným datem, to znamená s datem konání pracovní cesty. Právě z formulace § 4 předmětného zákona má každý, kdo s ním pracuje pochopit, že je založený na principu prokazatelnosti.

Z uvedeného vyplývá, že tzv. kilometrová banka Českých drah není pro pracovní cesty přijatelná, její použití není dovoleno, neboť při jejím použití není vydávána Českými drahami patřičná jízdenka, a tedy vzniklý jízdní výdaj není prokázaný. Případně vzniklý jízdní výdaj musí být při pracovních cestách prokázaný originální jízdenkou. Při pracovních cestách zaměstnanců je připuštěno, jako zvláštní opatření ministerstva práce a sociálních věcí, používat tzv. zákaznické karty na železnici a tzv. společné zlevněné jízdenky. Je tomu tak proto, že vzniklý výdaj je prokázaný jízdenkou (i když za sníženou cenu), a tedy dokladovatelný.

FIREMNÍ A SOUKROMÉ VOZIDLO

Dotaz: Podnikatel vyšle na služební cestu své zaměstnance firemním autem a sám použije své soukromé auto na obchodní činnost. Pak by si mohl náhradu 3,50 korun uplatnit? Může současně používat firemní (pro zaměstnance) a soukromé auto (pro sebe)?

Odpověď: Především je třeba upozornit, že dotaz je formulován velmi nepřesně. Současně je nutné zdůraznit, že u podnikatele - fyzické osoby (osoby samostatně výdělečně činné) se ve vztahu k používání silničních motorových vozidel tohoto podnikatele jako zaměstnavatele zaměstnancem, vzhledem k § 7 odst. 1 zákona o cestovních náhradách nerozlišují "firemní" a "soukromá" silniční motorová vozidla, protože podnikatel je vlastníkem všech těchto (svých) vozidel.

Podmínky pro poskytování náhrad cestovních výdajů a jejich výši při používání soukromých silničních motorových vozidel při pracovních cestách zaměstnanci upravuje zákon o cestovních náhradách. Tento zákon se na zaměstnance (i v podnikatelské sféře) vztahuje v plném rozsahu a bez výjimky. Na podnikatele - osoby samostatně výdělečně činné se však uplatňuje prostřednictvím zákona o daních z příjmů. S ohledem na tyto skutečnosti postupuje podnikatel při posuzování, v jakém rozsahu si může sám sobě přiznávat náhrady cestovních výdajů při používání soukromého silničního motorového vozidla při pracovních cestách a za sebe zahrnovat do daňově uznatelných nákladů (výdajů), podle § 24 odst. 2 písm. k) body 1 až 3 shora citovaného daňového zákona, a u zaměstnanců postupuje jako zaměstnavatel podle § 7 shora citovaného zákona o cestovních náhradách a do daňově uznatelných nákladů zahrnuje podle § 24 odst. 2 písm. zh) téhož daňového zákona.

Ze zmíněného § 24 odst. 2 písm. k) bod 3 vyplývá, že pokud si chce osoba samostatně výdělečně činná - podnikatel přiznávat a za sebe zahrnovat do daňově uznatelných nákladů náhradu jízdních výdajů při použití soukromého silničního motorového vozidla v rozsahu, jaký platí pro zaměstnance, tj. ve výši sazby základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty za každý ujetý jeden kilometr jízdy při pracovní cestě, podnikatel musí vykonávat pracovní cesty pouze a výhradně svým vlastním silničním motorovým vozidlem (vlastnická práva musí být schopen prokázat) a toto vozidlo musí také sám řídit.

Pokud se týká zaměstnance, je situace poněkud rozdílná, neboť podle § 7 odst. 1 zákona o cestovních náhradách platí, že dohodne-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem, že při pracovní cestě použije silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla zaměstnavatele, přísluší mu za každý jeden kilometr jízdy sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Z toho je zřejmé, že zaměstnanec může při pracovní cestě s nárokem na zmíněné náhrady za každý ujetý kilometr použít soukromé silniční motorové vozidlo kohokoliv mimo vozidlo svého zaměstnavatele. Zaměstnavatelem je v daném případě právě sám podnikatel, který, jak bylo shora vysvětleno, je vlastníkem všech svých silničních motorových vozidel, tj. jak zahrnutých do obchodního majetku (tedy tzv. firemních), tak i těch, které má pro soukromé účely, a v důsledku toho zaměstnanec nemůže řídit při pracovní cestě žádné vozidlo podnikatele, který je jeho zaměstnavatelem s nárokem na předmětné náhrady, protože se dostane "do výjimky" uvedené § 7 odst. 1 zákona o cestovních náhradách.

Jinými slovy, může zmíněné vozidlo řídit, ale bez nároku na předmětné náhrady. Podnikatel jako zaměstnavatel by si mohl za takové situace zahrnout do daňových nákladů pouze prokázaný výdaj za spotřebovanou pohonnou hmotu při této pracovní cestě podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 1 daňového zákona (je tomu tak proto, že když si zaměstnanec nemůže vyúčtovávat náhrady, protože mu na ně nevznikne nárok, nemůže si je ani zaměstnavatel zahrnout do daňových výdajů).

Z uvedeného vyplývá, že podnikatel jako zaměstnavatel může používat firemní auto pro zaměstnance a soukromé auto pro sebe, jak je uvedeno v dotaze, ale samostatnou otázkou je rozsah náhrad cestovních výdajů, na který vznikne oběma nárok v souvislosti s konkrétní pracovní cestou.

Odpovědi na dotazy zpracovala

Související